Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ của Luật Doanh nghiệp 2014, việc quản lý con dấu đã có những thay đổi mang tính bước ngoặt. Tuy nhiên, đối với hàng nghìn doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015, việc xử lý con dấu cũ do cơ quan Công an cấp vẫn là một thủ tục bắt buộc và đầy rẫy những vướng mắc pháp lý nếu không nắm rõ quy trình.

Nhân viên văn phòng thực hiện thủ tục hồ sơ doanh nghiệp năm 2018 (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả con dấu?

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về con dấu. Tuy nhiên, bối cảnh năm 2018 ghi nhận hai trường hợp phổ biến mà doanh nghiệp phải trả lại con dấu cũ cho cơ quan Công an:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục giải thể, chấm dứt tồn tại.
• Trường hợp 2: Doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu con dấu cũ (do Công an cấp) sang mẫu con dấu mới theo cơ chế tự công bố của Luật mới.

Việc không trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu khi có yêu cầu có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính nghiêm trọng theo quy định về an ninh trật tự.

Cận cảnh việc đóng dấu và ký xác nhận văn bản hành chính (ảnh minh họa)

Vai trò của Giấy giới thiệu trong thủ tục trả con dấu

Cơ quan Công an (thường là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội) chỉ làm việc với người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Vì vậy, Giấy giới thiệu đóng vai trò là văn bản pháp lý xác nhận tư cách của nhân viên doanh nghiệp khi đến thực hiện thủ tục trả dấu. Một bản Giấy giới thiệu thiếu thông tin hoặc sai sót về thể thức có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian đi lại.

Mẫu Giấy giới thiệu thực hiện thủ tục trả con dấu chuẩn 2018

Dưới đây là mẫu văn bản được các chuyên gia pháp lý khuyên dùng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đúng quy định:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ……/GGT-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm 2018

GIẤY GIỚI THIỆU

--------------

Kính gửi: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội - Công an tỉnh/thành phố ……

Doanh nghiệp: ........................................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ...............................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: ................................................................................................................

Chúng tôi trân trọng giới thiệu:

Ông (bà): ........................................................... Chức vụ: .....................................................

Số CMND/Thẻ CCCD: ................................. Ngày cấp: .................... Nơi cấp: .......................

Được cử đến: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về Trật tự xã hội - Công an ……

Về việc: Thực hiện thủ tục trả con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp do giải thể/thay đổi mẫu dấu.

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy giới thiệu này có giá trị đến hết ngày ……/……/2018.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi đi trả con dấu

Để thủ tục diễn ra hanh thông, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Hồ sơ kèm theo: Ngoài Giấy giới thiệu, người đi làm thủ tục phải mang theo bản gốc CMND/CCCD, con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do Công an cấp trước đây.
2. Biên bản thu hồi: Sau khi hoàn tất, cơ quan Công an sẽ cấp một biên bản thu hồi con dấu. Đây là chứng từ cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh khi làm thủ tục giải thể.
3. Thời hạn: Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục này ngay sau khi có quyết định giải thể hoặc quyết định thay đổi mẫu dấu để đảm bảo tính liên tục của hồ sơ pháp lý.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong các giao dịch hành chính, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình vận hành và chấm dứt hoạt động.