Trong quá trình vận hành, việc thay đổi hoặc bổ sung thông tin chi nhánh là nhu cầu tất yếu của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018), các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp đã có những điều chỉnh quan trọng nhằm đơn giản hóa quy trình hành chính.

Chuyên viên pháp lý rà soát hồ sơ cập nhật thông tin chi nhánh (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cập nhật thông tin chi nhánh

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh cần tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định khung về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP: Văn bản mới nhất sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc kê khai thông tin.

Khi nào cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin chi nhánh?

Theo quy định tại Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014, khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đó với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

Các thông tin thường xuyên cần cập nhật bao gồm:

• Thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh.
• Thay đổi người đứng đầu chi nhánh.
• Bổ sung, thay đổi ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh.
• Cập nhật thông tin đăng ký thuế hoặc thông tin liên lạc (điện thoại, email, fax).

Việc ký kết và đóng dấu hồ sơ cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh

Dưới đây là mẫu Giấy đề nghị được trình bày theo chuẩn quy định hành chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng kê khai:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về chi nhánh:

1. Tên chi nhánh viết bằng tiếng Việt: ............................................................................

2. Mã số chi nhánh/Mã số thuế: .....................................................................................

3. Địa chỉ chi nhánh: .......................................................................................................

4. Ngành, nghề kinh doanh: (Kê khai theo bảng mã ngành kinh tế Việt Nam)

5. Người đứng đầu chi nhánh: (Họ tên, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ thường trú)

II. Cam kết:

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung đăng ký này.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2018

Theo khoản 5 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đóng dấu vẫn được khuyến khích để đảm bảo tính xác thực cao nhất trong các giao dịch dân sự và hành chính tại thời điểm này.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý rà soát kỹ mã ngành kinh doanh theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg để đảm bảo thông tin cập nhật khớp với hệ thống quản lý quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc thực hiện đúng và kịp thời thủ tục cập nhật thông tin chi nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo sự minh bạch, tin cậy đối với đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước.