Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, việc thông báo phát hành hóa đơn là một bước bắt buộc trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp đến cơ quan thuế để thực hiện thủ tục này. Khi đó, Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng trở thành văn bản pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho người đi thay.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được thực hiện theo hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Theo quy định tại khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Khi nào cần sử dụng Giấy ủy quyền làm thủ tục hóa đơn?

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Giám đốc, Tổng giám đốc) sẽ là người chịu trách nhiệm ký các văn bản gửi cơ quan thuế. Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn, người đại diện thường ủy quyền cho kế toán trưởng hoặc nhân viên kế toán thực hiện các công việc cụ thể như:

• Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế.
• Giải trình các vấn đề liên quan đến mẫu hóa đơn, số lượng phát hành.
• Nhận kết quả phản hồi từ cơ quan thuế.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, có chữ ký của bên ủy quyền, bên được ủy quyền và đóng dấu hợp pháp của doanh nghiệp.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn GTGT chi tiết

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, đầy đủ các thông tin cần thiết để làm việc với cơ quan thuế trong bối cảnh năm 2019:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------***----------

……, ngày … tháng … năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN
(Về việc thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Bên A):

Họ và tên: ........................................................................................................................................
Chức vụ: ...........................................................................................................................................
Số CMND/CCCD: ................................. Cấp ngày: ............................ Tại: ........................................
Là người đại diện theo pháp luật của Công ty: ...................................................................................
Mã số thuế: .......................................................................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ..........................................................................................................................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Bên B):

Họ và tên: ........................................................................................................................................
Số CMND/CCCD: ................................. Cấp ngày: ............................ Tại: ........................................
Chức vụ: ...........................................................................................................................................
Hộ khẩu thường trú: ..........................................................................................................................

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

Bên A ủy quyền cho Bên B thực hiện các công việc sau:

1. Thay mặt Bên A liên hệ với Chi cục Thuế/Cục Thuế ................................................. để nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho Công ty ..........................................................
2. Ký tên trên các hồ sơ, biên bản làm việc và thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết khác theo yêu cầu của cơ quan thuế trong phạm vi công việc được ủy quyền.
3. Nhận các thông báo, kết quả từ cơ quan thuế liên quan đến việc phát hành hóa đơn.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc cho đến khi có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)	BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý "vàng" khi thực hiện ủy quyền

Để quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

1. Kiểm tra thông tin: Thông tin về số CMND/CCCD của người được ủy quyền phải chính xác tuyệt đối so với bản gốc mang theo khi đi nộp hồ sơ.
2. Hồ sơ kèm theo: Khi đi làm thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo Giấy ủy quyền (bản chính), CMND/CCCD (bản gốc và bản sao) và bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đã được người đại diện ký tên, đóng dấu.
3. Thẩm quyền ký: Giấy ủy quyền phải do chính người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Nếu người ký là cấp phó được ủy quyền lại, cần có văn bản chứng minh thẩm quyền tương ứng.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý hành chính và tuân thủ pháp luật thuế.