Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin liên quan đến chi nhánh như địa chỉ, người đứng đầu chi nhánh hay ngành nghề kinh doanh là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền là bước pháp lý quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp. Mọi thay đổi liên quan đến chi nhánh đều phải được thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Việc ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ tháng 10/2018), các quy định về ủy quyền đã được làm rõ và đơn giản hóa hơn nhằm hỗ trợ tối đa cho người dân và doanh nghiệp.

Quy định pháp luật về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục. Hồ sơ ủy quyền cần lưu ý các điểm sau:

• Đối với cá nhân: Phải có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung về phạm vi ủy quyền.
• Đối với tổ chức: Cần có hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện.

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo Giấy ủy quyền

Để Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý và được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin sau phải chính xác tuyệt đối:

1. Thông tin Bên ủy quyền: Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và thông tin người đại diện theo pháp luật theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
2. Thông tin Bên được ủy quyền: Cần ghi chi tiết họ tên, số CMND/Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú.
3. Phạm vi ủy quyền: Phải ghi rõ là thực hiện thủ tục "Thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh". Tránh ghi chung chung dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ.
4. Thời hạn ủy quyền: Thông thường sẽ ghi là "kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc".

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được cập nhật theo bối cảnh pháp luật năm 2018 mà quý doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2018/GUQ

(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do Công an …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B có quyền thay mặt Bên A liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……… để nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu có) và nhận kết quả thủ tục Thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh cho doanh nghiệp.

2. Bên B có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hồ sơ kèm theo khi thực hiện thủ tục

Khi người được ủy quyền đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, ngoài Giấy ủy quyền nêu trên, cần mang theo các giấy tờ sau:

• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu) của người được ủy quyền.
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Nghị định 78/2015/NĐ-CP mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản trị nội bộ doanh nghiệp.