Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về bảo hiểm cho người lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội. Khi cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) tiến hành rà soát hoặc làm việc định kỳ với đơn vị, Biên bản làm việc về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng nhất ghi nhận thực trạng và cam kết của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của Biên bản làm việc về đóng bảo hiểm

Biên bản này đóng vai trò là bằng chứng xác thực về số lượng lao động thực tế, mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm và tình hình nợ đọng (nếu có) của đơn vị tại thời điểm làm việc. Dựa trên các quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các văn bản hướng dẫn, việc lập biên bản phải đảm bảo tính khách quan, trung thực và đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Đại diện cơ quan BHXH làm việc trực tiếp tại trụ sở doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh năm 2019)

Tại thời điểm tháng 04/2019, các hoạt động về bảo hiểm xã hội và lao động được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2014: Quy định về chế độ, chính sách BHXH bắt buộc và tự nguyện.
• Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi 2014: Quy định về đối tượng, mức đóng và trách nhiệm đóng BHYT.
• Luật Việc làm 2013: Quy định về chính sách bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
• Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015: Quy định về bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).

Nội dung chi tiết mẫu Biên bản làm việc

Dưới đây là mẫu biên bản chuẩn được sử dụng trong các buổi làm việc giữa cơ quan BHXH và đơn vị sử dụng lao động:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN
Làm việc về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động

Hôm nay, ngày ..…/……./…… , tại trụ sở ………………………………., tiến hành làm việc về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp cho người lao động cụ thể như sau:

I. Thành phần

1. Đại diện Bảo hiểm xã hội ……………………………….:

- Ông (bà)…………………………………….…., chức vụ: …………………………………….

2. Đại diện đơn vị ……………………………………………:

- Ông (bà)…………………………………….…., chức vụ: …………………………………….

II. Nội dung

1. Tình hình đơn vị

1.1. Tổng số lao động của đơn vị: ……………………………. người. Trong đó:

a) Số lao động đang hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động hoặc đang đóng BHXH, BHYT, BHTN ở đơn vị khác: ……………. người.

b) Số lao động đang đóng BHXH, BHYT, BHTN tại đơn vị: ………………. người.

1.2. Tiền lương:

a) Tổng thu nhập kê khai với cơ quan thuế: ………………………………………………………….

b) Tiền lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác ghi trong hợp đồng lao động: ………

2. Ý kiến của Cơ quan Bảo hiểm xã hội:

Yêu cầu đơn vị thực hiện đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo đúng quy định pháp luật trước ngày..…/……./……

3. Ý kiến của đơn vị ……………………………….

4. Các ý kiến khác

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau.

Việc ký kết biên bản làm việc là cơ sở để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi làm việc với cơ quan BHXH

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng đều thuộc diện phải đóng bảo hiểm.

Bên cạnh đó, từ ngày 01/01/2018, người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng cũng đã bắt đầu thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Do đó, trong biên bản làm việc, đơn vị cần rà soát kỹ danh sách lao động để tránh việc bỏ sót đối tượng, dẫn đến nguy cơ bị truy thu và xử phạt.

Rủi ro pháp lý khi không thực hiện đúng cam kết

Nếu sau thời hạn ghi trong biên bản mà đơn vị vẫn không thực hiện đăng ký đóng hoặc đóng không đủ số tiền quy định, cơ quan BHXH có thẩm quyền thực hiện thanh tra chuyên ngành. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội hiện hành năm 2019, hành vi chậm đóng hoặc đóng không đủ số người thuộc diện tham gia có thể bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để buổi làm việc diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm: Hệ thống thang bảng lương, Hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên, Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ nộp tiền bảo hiểm các kỳ trước đó. Việc minh bạch thông tin ngay từ đầu sẽ giúp đơn vị xây dựng uy tín với cơ quan quản lý nhà nước và tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có.

Hy vọng mẫu biên bản và những phân tích trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện tốt công tác quản lý bảo hiểm cho người lao động trong năm 2019.