Mẫu Biên bản hủy hóa đơn 2019: Thủ tục bắt buộc để tránh bị phạt thuế nặng?
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý hóa đơn là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng và khắt khe nhất. Đặc biệt, đối với các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, quy trình hủy hóa đơn không chỉ đơn thuần là việc loại bỏ những tờ giấy không còn giá trị sử dụng mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về thuế để tránh những rủi ro pháp lý và mức phạt hành chính không đáng có.
Căn cứ pháp lý và bối cảnh quy định năm 2019
Tính đến thời điểm năm 2019, việc quản lý, phát hành và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, các quy định về việc tiêu hủy hóa đơn được hướng dẫn chi tiết tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Theo đó, doanh nghiệp phải lập Hội đồng hủy hóa đơn và thực hiện các bước kê khai, lập biên bản theo đúng mẫu quy định. Việc thực hiện sai quy trình hoặc thiếu sót trong hồ sơ hủy hóa đơn có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế truy thu hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Khi nào Công ty TNHH hai thành viên cần lập Biên bản hủy hóa đơn?
Việc hủy hóa đơn thường xảy ra trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa cần phải hủy trước khi thông báo phát hành.
- Doanh nghiệp ngưng sử dụng mã số thuế hoặc giải thể, phá sản.
- Doanh nghiệp thay đổi mẫu hóa đơn mới và không còn nhu cầu sử dụng mẫu cũ.
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua và phát hiện sai sót (trường hợp này thường dùng biên bản thu hồi, nhưng trong một số bối cảnh cụ thể vẫn cần thủ tục hủy nếu hóa đơn đó không thể sử dụng tiếp).
Quy trình thực hiện hủy hóa đơn chuẩn quy định
Để đảm bảo tính pháp lý, Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, đại diện bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan khác. Thông thường bao gồm: Giám đốc (Chủ tịch hội đồng), Kế toán trưởng và Thủ kho.
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bảng kiểm kê phải chi tiết về tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số...).
Bước 3: Lập Biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hoàn tất việc hủy thực tế, doanh nghiệp phải lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Mẫu Biên bản hủy hóa đơn mới nhất năm 2019
Dưới đây là mẫu biên bản chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:
(Tên doanh nghiệp)
Số: ……/BB-HHĐCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------…, ngày … tháng … năm …
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Hôm nay, vào hồi … giờ … ngày … tháng … năm … Tại văn phòng Công ty (Tên doanh nghiệp).
Hội đồng hủy hóa đơn được thành lập theo Quyết định số … ngày … tháng … năm … gồm có:
- Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: Giám đốc - Chủ tịch Hội đồng
- Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: Kế toán trưởng - Thành viên Hội đồng
- Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: Thủ kho - Thành viên Hội đồng
Căn cứ quy định tại Điều 29 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính, chúng tôi cùng tiến hành lập biên bản để hủy số lượng hóa đơn trong Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy của công ty như sau:
STT Tên loại hóa đơn Mẫu số hóa đơn Ký hiệu hóa đơn Từ số Đến số Số lượng 1 Hóa đơn GTGT 01GTKT3/001 AA/19P 0000151 0000200 50 2 ... ... ... ... ... ... Hội đồng hủy hóa đơn của công ty đã tiến hành thủ tục hủy số lượng hóa đơn bằng phương pháp (Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt...) đối với tất cả các liên của số hóa đơn nói trên. Hóa đơn hủy được lưu giữ cùng với hồ sơ hủy hóa đơn tại công ty theo quy định.
Biên bản kết thúc vào lúc … giờ … cùng ngày, đã được thông qua cho mọi người tham gia hủy hóa đơn cùng nghe và tất cả cùng thống nhất ký tên dưới đây./.
THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)
Lưu ý quan trọng khi lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn; Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy; Biên bản hủy hóa đơn; Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Toàn bộ hồ sơ này phải được lưu giữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng. Thời gian lưu trữ hồ sơ hóa đơn thường là 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Chỉ cần truy cập hethongphapluat.com, bạn có thể tra cứu mọi thông tin pháp luật cần thiết.
• Nhanh chóng
• Chính xác
• Tiện lợi
Hướng dẫn chi tiết cách lập Biên bản hủy hóa đơn cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên theo đúng quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tìm hiểu quy trình, thành phần hội đồng và tải mẫu biên bản chuẩn nhất năm 2019.
