Tầm quan trọng của việc lập Bảng chấm công làm thêm giờ trong doanh nghiệp

Trong quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân, việc theo dõi chính xác thời gian làm việc là cơ sở quan trọng để tính lương và đảm bảo các chế độ phúc lợi. Đặc biệt, đối với các trường hợp làm thêm giờ, việc lập Bảng chấm công làm thêm giờ không chỉ là yêu cầu về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn là nghĩa vụ pháp lý để đối soát khi có thanh tra lao động.

Quản lý nhân sự rà soát bảng chấm công làm thêm giờ tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, mọi hoạt động về lao động và tiền lương đều được điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động 2012. Cụ thể:

• Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2012, làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường được quy định trong pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc theo nội quy lao động.
• Việc tính trả lương làm thêm giờ phải tuân thủ quy định tại Điều 97 Bộ luật Lao động 2012, đảm bảo mức lương ít nhất bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày lễ, tết.

Điều 97. Tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm
1. Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc đang làm như sau:
a) Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
b) Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
c) Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

Mẫu Bảng chấm công làm thêm giờ chuẩn cho Doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là cấu trúc mẫu bảng chấm công làm thêm giờ thường được áp dụng trong các doanh nghiệp tư nhân năm 2019:

Ký xác nhận bảng chấm công là thủ tục bắt buộc để hoàn tất hồ sơ lương (ảnh minh họa)

Hướng dẫn cách ghi các ký hiệu chấm công

Để bảng chấm công rõ ràng và dễ theo dõi cho bộ phận kế toán, doanh nghiệp cần thống nhất các ký hiệu sau:

• NT: Làm thêm vào ngày làm việc bình thường (Tính lương 150%).
• NN: Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần - Thứ Bảy, Chủ Nhật (Tính lương 200%).
• NL: Làm thêm vào ngày lễ, tết (Tính lương 300%).
• Đ: Làm thêm vào buổi đêm (Tính thêm ít nhất 30% theo quy định).

Lưu ý quan trọng cho chủ doanh nghiệp tư nhân

Khi triển khai chấm công làm thêm giờ, chủ doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Sự đồng ý của người lao động: Việc làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động theo đúng tinh thần của Điều 106.
2. Giới hạn giờ làm thêm: Tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; không quá 30 giờ trong 01 tháng và tổng cộng không quá 200 giờ trong 01 năm (trừ một số trường hợp đặc biệt không quá 300 giờ).
3. Lưu trữ hồ sơ: Bảng chấm công làm thêm giờ phải có đầy đủ chữ ký của người lao động, người chấm công và thủ trưởng đơn vị để làm căn cứ quyết toán thuế và chi trả lương.

Việc tuân thủ đúng mẫu biểu và quy định pháp luật về làm thêm giờ không chỉ giúp doanh nghiệp tư nhân vận hành chuyên nghiệp mà còn xây dựng niềm tin, sự gắn bó từ phía người lao động.