Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH một thành viên, việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động là một quy trình bắt buộc và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một trong những tài liệu quan trọng nhất đi kèm với tờ khai quyết toán thuế mẫu số 05/QTT-TNCN chính là Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (thường được gọi là phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN).

Chuyên viên kế toán đang thực hiện rà soát dữ liệu quyết toán thuế TNCN (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc lập bảng kê quyết toán thuế TNCN

Việc lập bảng kê này được thực hiện dựa trên các quy định nghiêm ngặt của hệ thống pháp luật thuế Việt Nam. Cụ thể, tại thời điểm năm 2019, các doanh nghiệp cần đối chiếu và tuân thủ các văn bản sau:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và các văn bản sửa đổi, bổ sung như Luật thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNCN.
• Đặc biệt là Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, văn bản này đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung về khai thuế và quyết toán thuế, đồng thời ban hành hệ thống biểu mẫu mới áp dụng cho kỳ quyết toán.

"Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo."

Đối tượng phải kê khai vào Bảng kê mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN

Bảng kê này dành riêng cho các cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên. Đây là những đối tượng được tính thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần quy định tại Điều 22 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Đối với các cá nhân có hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động (thuộc diện khấu trừ 10%), doanh nghiệp sẽ kê khai vào bảng kê mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN.

Hồ sơ và biểu mẫu quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần được chuẩn bị kỹ lưỡng (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết cách lập các chỉ tiêu trong bảng kê

Để hoàn thành bảng kê này một cách chính xác, kế toán cần nắm vững ý nghĩa của từng cột chỉ tiêu:

• Chỉ tiêu [07] đến [09]: Ghi đầy đủ Họ tên, Mã số thuế và số CMND/Hộ chiếu của người lao động. Đây là thông tin định danh bắt buộc để cơ quan thuế quản lý dữ liệu.
• Chỉ tiêu [10] - Cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Đánh dấu "x" nếu cá nhân có đủ điều kiện và đã ký giấy ủy quyền quyết toán thuế thay cho doanh nghiệp.
• Chỉ tiêu [11] - Tổng số thu nhập chịu thuế: Là tổng các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập có tính chất tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân trong năm.
• Chỉ tiêu [14] - Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Bao gồm giảm trừ cho bản thân người nộp thuế (9 triệu đồng/tháng) và giảm trừ cho người phụ thuộc (3,6 triệu đồng/người/tháng) theo quy định tại thời điểm năm 2019.
• Chỉ tiêu [15], [16], [17]: Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, bảo hiểm bắt buộc và quỹ hưu trí tự nguyện được trừ vào thu nhập trước khi tính thuế.
• Chỉ tiêu [18] - Thu nhập tính thuế: Được xác định bằng Thu nhập chịu thuế trừ đi các khoản giảm trừ.

Lưu ý về việc ủy quyền quyết toán thuế

Theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC, người lao động chỉ được ủy quyền quyết toán thay khi chỉ có thu nhập tại một nơi duy nhất hoặc có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác nhưng bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế 10%.

Mẫu bảng kê chi tiết cá nhân (Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN)

Dưới đây là cấu trúc trình bày của bảng kê mà doanh nghiệp cần thực hiện:

Việc kê khai sai sót trên bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN có thể dẫn đến việc tính sai số thuế phải nộp, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Do đó, kế toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa bảng lương hàng tháng và dữ liệu trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) trước khi nộp tờ khai chính thức.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn chi tiết và hướng dẫn cụ thể cho các bạn kế toán trong việc lập bảng kê quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp mình.