Trong quá trình hoạt động, việc đảm bảo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp luôn chính xác là nghĩa vụ bắt buộc của mọi tổ chức kinh tế. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi hoặc cần bổ sung các thông tin liên quan.

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp cần bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp?

Việc cập nhật thông tin không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của chính doanh nghiệp. Các thông tin như số điện thoại, fax, email, địa chỉ website hay thông tin về chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật thường xuyên có sự thay đổi. Nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc nhận thông báo từ cơ quan thuế, đối tác hoặc thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về đăng ký kinh doanh.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cập nhật thông tin

Tính đến thời điểm hiện tại (năm 2018), các hoạt động đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014 (Luật số 68/2014/QH13).
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT mà doanh nghiệp cần sử dụng khi thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO
Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố …………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): .................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ............................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): ........................................ Ngày cấp: …/…/…… Nơi cấp: .................................................................................................

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký và ghi họ tên)

Việc ký kết và đóng dấu thông báo phải được thực hiện bởi người đại diện hợp pháp (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện thủ tục tại cơ quan chức năng

Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo Thông báo theo mẫu trên và các giấy tờ kèm theo (nếu có thay đổi liên quan đến căn cước công dân/hộ chiếu).
2. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Tiếp nhận và xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Lưu ý quan trọng về thời hạn thông báo

Căn cứ Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2014, khi có thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý không đáng có, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của đơn vị trên thị trường.