Trong bối cảnh đẩy mạnh giao dịch điện tử năm 2020, chữ ký số đã trở thành vật bất ly thân của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, những rủi ro như mất USB Token, lộ mật khẩu hoặc thay đổi nhân sự quản lý chữ ký số thường xuyên xảy ra. Khi đó, việc tạm dừng chứng thư số là thủ tục cấp thiết để bảo vệ quyền lợi và tài sản của công ty.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc tạm dừng chứng thư số

Việc tạm dừng chứng thư số không chỉ là thao tác kỹ thuật mà còn là một thủ tục pháp lý được quy định rõ ràng. Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có quyền yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tạm dừng chứng thư số của mình trong các trường hợp cần thiết.

Bên cạnh đó, đối với Công ty TNHH Một thành viên, việc ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục này phải tuân thủ các quy định về đại diện và ủy quyền tại Bộ luật Dân sự 2015 và cơ cấu tổ chức quản lý theo Luật Doanh nghiệp 2014.

Khi nào Công ty TNHH Một thành viên cần tạm dừng chứng thư số?

Thông thường, chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ quyết định tạm dừng chứng thư số trong các tình huống sau:

• Thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token): Đây là trường hợp phổ biến nhất, cần tạm dừng ngay để tránh bị kẻ xấu lợi dụng ký các văn bản trái phép.
• Nghi ngờ lộ mật khẩu (PIN): Khi có dấu hiệu khóa bí mật bị chiếm đoạt hoặc sử dụng không đúng thẩm quyền.
• Thay đổi nhân sự: Người được giao quản lý chữ ký số nghỉ việc hoặc chuyển công tác nhưng chưa kịp bàn giao thiết bị.
• Theo yêu cầu của cơ quan chức năng: Phục vụ công tác điều tra hoặc xử lý vi phạm.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy ủy quyền đề nghị tạm dừng chứng thư số

Để thủ tục tại các nhà cung cấp dịch vụ (như VNPT, Viettel, FPT-CA...) diễn ra thuận lợi, Giấy ủy quyền cần đảm bảo các nội dung trọng yếu sau:

1. Thông tin Bên ủy quyền

Phải ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người ký ủy quyền phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

2. Thông tin Bên được ủy quyền

Cần ghi rõ họ tên, số CMND/Căn cước công dân, ngày cấp và nơi cấp. Thông thường, người được ủy quyền là nhân viên kế toán hoặc cán bộ hành chính của công ty.

3. Phạm vi và thời hạn ủy quyền

Cần ghi rõ Bên được ủy quyền có quyền thay mặt công ty thực hiện các công việc: Nộp hồ sơ, ký các giấy tờ liên quan và nhận kết quả tạm dừng chứng thư số. Thời hạn ủy quyền nên xác định cụ thể hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc".

Lưu ý: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu hợp pháp của công ty.

Mẫu Giấy ủy quyền tạm dừng chứng thư số mới nhất 2020

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn để quý doanh nghiệp tham khảo và áp dụng:

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng ngăn chặn các rủi ro phát sinh từ việc sử dụng chữ ký số ngoài ý muốn. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình vận hành và quản lý.