Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh nhiều giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ với cùng một đối tác trong một ngày là điều hết sức bình thường. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là có được xuất 2 hóa đơn cho cùng 1 công ty cùng 1 ngày hay không? Và quan trọng hơn, làm thế nào để những hóa đơn này được cơ quan thuế chấp nhận là hợp lệ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ?

Có được xuất nhiều hóa đơn cho cùng một công ty trong ngày không?

Câu trả lời ngắn gọn là: Hoàn toàn ĐƯỢC. Pháp luật hiện hành không có quy định nào cấm doanh nghiệp xuất nhiều hóa đơn cho cùng một khách hàng trong cùng một ngày. Tuy nhiên, rủi ro không nằm ở số lượng hóa đơn, mà nằm ở tổng giá trị thanh toán của các hóa đơn đó.

Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, cụ thể là tại khoản 5 Điều 15 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC):

"Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng."

"Cái bẫy" 20 triệu đồng và quy định thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là điểm mà các kế toán viên cần đặc biệt lưu ý. Nếu bạn xuất 2 hóa đơn, mỗi hóa đơn trị giá 15 triệu đồng (tổng cộng 30 triệu đồng) cho cùng một công ty trong một ngày, thì bắt buộc bên mua phải thanh toán qua ngân hàng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, bên mua sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí này cũng không được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định này cũng được đồng bộ tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC. Cụ thể, tại Điều 6, các khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hợp đồng lớn chia nhỏ hóa đơn: Có lách được luật?

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng nếu ký một hợp đồng trị giá 100 triệu đồng nhưng chia nhỏ thành 6 hóa đơn dưới 20 triệu đồng và xuất vào các ngày khác nhau thì có thể thanh toán bằng tiền mặt. Đây là một quan niệm sai lầm và rủi ro rất cao.

Theo hướng dẫn của các cơ quan thuế, nếu một hợp đồng có tổng giá trị trên 20 triệu đồng thì dù có xé lẻ hóa đơn ra bao nhiêu lần, tất cả các hóa đơn đó vẫn phải được thanh toán qua ngân hàng. Việc chia nhỏ hóa đơn không làm thay đổi bản chất của giao dịch và nghĩa vụ thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý quan trọng về hóa đơn thay thế và điều chỉnh

Có một trường hợp ngoại lệ đáng chú ý: Nếu trong ngày bạn xuất một hóa đơn mới và đồng thời xuất một hóa đơn thay thế cho một hóa đơn cũ (đã xuất từ ngày trước đó), và tổng giá trị của 2 hóa đơn này vượt quá 20 triệu đồng. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, hóa đơn thay thế sẽ được tính theo ngày của hóa đơn gốc bị thay thế. Do đó, nếu hóa đơn thay thế và hóa đơn mới không cùng ngày giao dịch thực tế, chúng có thể không bị gộp chung để tính ngưỡng 20 triệu đồng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

• Kiểm soát chặt chẽ: Kế toán cần rà soát tổng giá trị xuất hóa đơn cho cùng một khách hàng trong ngày để cảnh báo bộ phận thanh toán.
• Ưu tiên chuyển khoản: Với các khách hàng thường xuyên, doanh nghiệp nên khuyến khích thanh toán qua ngân hàng cho mọi giá trị hóa đơn để tránh sai sót.
• Lưu trữ chứng từ: Luôn giữ đầy đủ hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu kho đi kèm hóa đơn để chứng minh tính xác thực của giao dịch khi có thanh tra thuế.

Việc nắm vững quy định về xuất nhiều hóa đơn trong ngày không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ tối đa quyền lợi về thuế, tránh những khoản phạt không đáng có.