Trong bối cảnh mùa quyết toán thuế đang đến gần, việc nắm vững quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn là quyền lợi trực tiếp của người lao động. Đặc biệt, với sự chuyển dịch sang chứng từ điện tử theo lộ trình của Tổng cục Thuế, các thủ tục này đã có nhiều thay đổi quan trọng mà cả chủ doanh nghiệp tư nhân và nhân viên cần lưu ý.

Khi nào cá nhân cần đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng:

"Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân."

Như vậy, các đối tượng sau đây thường sẽ phát sinh nhu cầu đề nghị cấp chứng từ:

• Người lao động đã nghỉ việc trong năm tính thuế.
• Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi và không thuộc diện ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp.
• Cá nhân muốn tự mình thực hiện thủ tục hoàn thuế tại cơ quan thuế.

Bước ngoặt từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử

Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ giấy truyền thống.

Mới đây nhất, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã tiếp tục hoàn thiện các quy định về định dạng và phương thức truyền nhận dữ liệu chứng từ điện tử, đảm bảo tính đồng bộ với hệ thống quản lý thuế hiện đại.

Thủ tục đề nghị cấp chứng từ đối với doanh nghiệp tư nhân

Đối với các doanh nghiệp tư nhân chưa tự xây dựng được hệ thống phần mềm chứng từ điện tử, quy trình thực hiện như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn hoặc cấp quyền sử dụng mẫu chứng từ theo quy định. Thành phần hồ sơ thường bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (theo mẫu quy định).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu và căn cước công dân của người đi thực hiện thủ tục.

2. Thời điểm và số lượng cấp chứng từ

Pháp luật quy định rất rõ về tần suất cấp chứng từ để tránh lạm dụng:

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc HĐLĐ dưới 03 tháng: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cấp duy nhất 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Lời khuyên pháp lý cho người lao động

Để đảm bảo quyền lợi, người lao động khi nghỉ việc nên chủ động yêu cầu bộ phận kế toán cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN ngay tại thời điểm thanh lý hợp đồng. Trong trường hợp doanh nghiệp chậm trễ hoặc từ chối cấp, cá nhân có thể căn cứ vào Thông tư 111/2013/TT-BTC để khiếu nại, bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình trong việc quyết toán và hoàn thuế sau này.