Quản lý tên miền quốc gia ".vn" chuyên nghiệp là bước đi quan trọng để bảo vệ thương hiệu số (ảnh minh họa)

Tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin tên miền .vn

Trong kỷ nguyên số năm 2019, tên miền không chỉ là địa chỉ truy cập website mà còn là tài sản trí tuệ vô giá của doanh nghiệp. Đối với các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc đảm bảo thông tin chủ thể tên miền luôn chính xác và cập nhật là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Việc lơ là trong khâu này có thể dẫn đến những rủi ro đáng tiếc như tranh chấp tên miền, thậm chí là bị thu hồi tài nguyên Internet theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Thông tư 24/2015/TT-BTTTT, chủ thể có trách nhiệm thông báo cho Nhà đăng ký khi có bất kỳ sự thay đổi nào về thông tin liên hệ, tên gọi hoặc các thông số kỹ thuật liên quan.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động tên miền năm 2019

Tại thời điểm tháng 08/2019, hoạt động quản lý và sử dụng tên miền quốc gia được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật chủ chốt sau:

• Nghị định 72/2013/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng.
• Thông tư 24/2015/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.
• Đặc biệt, cần lưu ý Thông tư 06/2019/TT-BTTTT vừa được ban hành và sẽ sớm có hiệu lực, mang đến những cải cách quan trọng trong phương thức nộp hồ sơ trực tuyến.

Thủ tục thay đổi thông tin tên miền theo Điều 10 Thông tư 24/2015/TT-BTTTT

Căn cứ vào Điều 10 Thông tư 24/2015/TT-BTTTT, quy trình thay đổi thông tin được thực hiện như sau:

"1. Hồ sơ đăng ký: Khi thực hiện thủ tục đăng ký, thay đổi thông tin đăng ký, hoàn trả tên miền “.vn”, chủ thể phải nộp Bản khai đăng ký tên miền, Đơn đề nghị thay đổi thông tin đăng ký tên miền hoặc Đơn đề nghị hoàn trả tên miền..."

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đề nghị thay đổi thông tin: Theo mẫu của Nhà đăng ký nhưng phải đảm bảo các nội dung tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư.
2. Giấy tờ chứng minh: Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu thay đổi tên chủ thể do tổ chức lại doanh nghiệp).
3. Giấy tờ định danh: Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Phương thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại cơ sở của Nhà đăng ký tên miền.
• Gửi qua đường bưu chính (kèm bản sao chứng thực giấy tờ định danh).
• Thực hiện trực tuyến nếu doanh nghiệp đã trang bị chữ ký số hợp lệ.

Mẫu đơn đề nghị thay đổi thông tin tên miền .vn chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu đơn được thiết kế dựa trên quy chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông, phù hợp cho các doanh nghiệp áp dụng trong năm 2019:

Những lưu ý quan trọng để tránh bị thu hồi tên miền

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn xử lý. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Nhà đăng ký sẽ thông báo kết quả. Nếu thông tin không được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc không thể liên lạc được với chủ thể hoặc vi phạm các quy định về bảo vệ tên miền, tên miền có thể bị tạm ngừng hoặc thu hồi theo Điều 12 Thông tư 24/2015/TT-BTTTT.

Việc chủ động rà soát và thay đổi thông tin tên miền ngay khi có biến động về nhân sự hoặc cơ cấu tổ chức là cách tốt nhất để Công ty TNHH hai thành viên trở lên bảo vệ uy tín và hoạt động kinh doanh trực tuyến của mình trong năm 2019 và những năm tiếp theo.