Trong hoạt động quản lý tài chính và kế toán tại các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty hợp danh, việc phát sinh sai sót khi lập hóa đơn là tình huống thường gặp. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của cơ quan Thuế, việc nắm vững quy trình và mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn là vô cùng cần thiết.

Kế toán doanh nghiệp cần cẩn trọng khi kiểm tra và xử lý các hóa đơn sai sót (ảnh minh họa)

Khi nào doanh nghiệp phải lập biên bản thu hồi hóa đơn?

Theo bối cảnh quy định pháp luật năm 2019, việc thu hồi hóa đơn không được thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện cụ thể. Căn cứ vào Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện thu hồi hóa đơn trong trường hợp sau:

• Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nhưng phát hiện có sai sót.

Lưu ý rằng, nếu hóa đơn đã kê khai thuế thì quy trình xử lý sẽ chuyển sang lập hóa đơn điều chỉnh thay vì thu hồi và xóa bỏ hoàn toàn.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc thu hồi hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm hiện tại (năm 2019), các kế toán viên cần đối chiếu trực tiếp với các văn bản quy phạm pháp luật sau đây để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ:

1. Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Việc ký kết biên bản thu hồi hóa đơn cần có sự xác nhận của đại diện hợp pháp hai bên (ảnh minh họa)

Mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu biên bản được thiết kế đầy đủ các trường thông tin bắt buộc, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý khi bị thanh tra thuế:

(Tên doanh nghiệp) Số: ………/BBTH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày … tháng … năm 2019

BIÊN BẢN THU HỒI HÓA ĐƠN ĐÃ LẬP

- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính;
- Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính;

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2019, tại văn phòng Công ty ………………, chúng tôi gồm:

BÊN GIAO (BÊN BÁN): …………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………….
Đại diện: …………………………………… Chức vụ: …………………………….

BÊN NHẬN (BÊN MUA): …………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………….
Đại diện: …………………………………… Chức vụ: …………………………….

Hai bên thống nhất lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai thông tin như sau:
- Hóa đơn số: …………… Ký hiệu: …………… Ngày lập: …/…/2019
- Hóa đơn mới thay thế số: …………… Ký hiệu: …………… Ngày lập: …/…/2019

Lý do thu hồi: (Ghi rõ nội dung sai sót, ví dụ: Sai mã số thuế, sai đơn giá, sai tên công ty…)
………………………………………………………………………………………………………

Chúng tôi cam kết các thông tin trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thu hồi hóa đơn này. Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN MUA (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Những lưu ý 'vàng' khi thực hiện thu hồi hóa đơn

Để việc thu hồi hóa đơn diễn ra suôn sẻ và không gây rắc rối khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Gạch chéo các liên: Sau khi thu hồi, người bán phải gạch chéo các liên của hóa đơn sai sót và lưu giữ tại quyển hóa đơn (nếu là hóa đơn tự in/đặt in).
• Thời điểm lập biên bản: Biên bản thu hồi phải được lập cùng thời điểm hoặc trước thời điểm lập hóa đơn mới thay thế.
• Chữ ký và con dấu: Biên bản bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của cả hai bên mua và bán.
• Đối với công ty hợp danh: Cần lưu ý thẩm quyền ký biên bản của các thành viên hợp danh theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý cao nhất.

Việc thực hiện đúng quy trình thu hồi hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa sổ sách kế toán mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quan hệ với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.