Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán quan trọng mà còn là căn cứ pháp lý để kê khai, khấu trừ thuế. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể gặp phải sự cố mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Việc nắm vững quy trình xử lý theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP là vô cùng cần thiết để tránh những rủi ro pháp lý và các mức phạt hành chính nặng nề.

Quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn bị mất, cháy, hỏng

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi xảy ra sự cố đối với hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Ngay khi phát hiện hóa đơn (dù đã lập hay chưa lập) bị mất, cháy hoặc hỏng, doanh nghiệp phải lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế. Thời hạn thực hiện là chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Mẫu báo cáo được sử dụng là Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Lưu ý: Nếu ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ theo quy định, thời hạn sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

2. Xử lý đối với hóa đơn liên 2 bản gốc đã lập

Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng sau đó một trong hai bên làm mất, cháy, hỏng liên 2 (liên giao cho khách hàng), quy trình xử lý như sau:

• Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc, nêu rõ liên 1 của hóa đơn đã được người bán khai, nộp thuế vào tháng nào.
• Người đại diện pháp luật của hai bên ký tên, đóng dấu vào biên bản.
• Người bán sao chụp liên 1, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.

Người mua có thể sử dụng bản sao này kèm theo biên bản để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế hợp lệ.

Mức xử phạt hành chính mới nhất năm 2024

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Điều 26. Xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
b) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;
b) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Mức phạt cao nhất có thể lên đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình lưu trữ mà không thuộc các trường hợp được giảm nhẹ hoặc cảnh cáo nêu trên.

Trách nhiệm của bên thứ ba trong việc làm mất hóa đơn

Một tình huống thường gặp là hóa đơn bị mất trong quá trình vận chuyển bởi bên thứ ba (đơn vị chuyển phát, vận tải). Pháp luật quy định rõ:

• Nếu bên thứ ba do người bán thuê làm mất: Người bán là đối tượng bị xử phạt.
• Nếu bên thứ ba do người mua thuê làm mất: Người mua là đối tượng bị xử phạt.

Trong mọi trường hợp có sự tham gia của bên thứ ba, các bên liên quan vẫn phải lập biên bản ghi nhận sự việc để làm căn cứ xử lý và xác định trách nhiệm.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro, doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn theo lộ trình của Chính phủ. Hóa đơn điện tử giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ mất, cháy, hỏng vật lý, đồng thời việc lưu trữ và tra cứu trở nên dễ dàng, an toàn hơn rất nhiều.