Việc khách hàng trả lại hàng hóa do không đảm bảo chất lượng, quy cách là tình huống thường gặp trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đối với các kế toán viên tại công ty TNHH 2 thành viên trở lên, việc xử lý hóa đơn sao cho đúng quy định pháp luật để tránh bị truy thu thuế hay xử phạt hành chính là một bài toán cần sự chính xác tuyệt đối.

Kế toán cần nắm vững quy định về hóa đơn khi phát sinh hàng bán bị trả lại (ảnh minh họa)

Bị trả lại hàng, doanh nghiệp có bắt buộc phải xuất hóa đơn?

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng khi hàng bị trả lại thì chỉ cần hủy hợp đồng hoặc làm biên bản thu hồi là đủ. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nghĩa vụ lập hóa đơn được quy định rất rõ ràng:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này...

Như vậy, dù là hoàn trả toàn bộ hay một phần hàng hóa, việc lập hóa đơn là bắt buộc để ghi nhận sự thay đổi trong doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Quy trình lập hóa đơn hàng bán bị trả lại: Hai kịch bản cần lưu ý

Tùy vào đối tượng khách hàng là cá nhân hay tổ chức kinh doanh mà cách thức xử lý hóa đơn sẽ có sự khác biệt đáng kể theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trường hợp 1: Người mua là cơ sở kinh doanh (có sử dụng hóa đơn)

Khi khách hàng là các tổ chức, cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn điện tử, quy trình sẽ diễn ra như sau:

• Người mua xuất hóa đơn: Khi trả lại hàng, người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ trả lại hàng cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...
• Kê khai thuế: Căn cứ vào hóa đơn trả lại này, bên bán thực hiện kê khai giảm doanh thu và thuế đầu ra, trong khi bên mua kê khai giảm thuế đầu vào tương ứng.

Việc kiểm soát hàng hóa hoàn trả cần đi kèm với chứng từ hóa đơn chính xác (ảnh minh họa)

Trường hợp 2: Người mua là cá nhân (không có hóa đơn)

Đây là trường hợp phổ biến và dễ gây lúng túng nhất. Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bên bán sẽ chủ động xử lý:

• Trả lại một phần hàng hóa: Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập trước đó. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày...”.
• Trả lại toàn bộ hàng hóa: Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Những lưu ý về kê khai thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Việc điều chỉnh giá trị trên hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể, khi điều chỉnh giảm doanh thu do hàng bán bị trả lại, kế toán cần ghi dấu âm (-) đúng với thực tế điều chỉnh.

Nếu doanh nghiệp đã kê khai thuế cho hóa đơn ban đầu, sau đó mới phát sinh việc trả hàng và xuất hóa đơn điều chỉnh, thì phải thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ đã kê khai ban đầu để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu thuế.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp TNHH 2 thành viên trở lên vận hành trơn tru mà còn xây dựng uy tín đối với cơ quan thuế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để có phương án xử lý tối ưu nhất.