Trong bối cảnh giao dịch dân sự và kinh tế ngày càng phát triển, vai trò của các tổ chức hành nghề công chứng trở nên vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người dân vẫn còn băn khoăn về khái niệm Văn phòng công chứng là gì và liệu việc thực hiện các thủ tục tại đây có đảm bảo an toàn pháp lý như tại các cơ quan nhà nước hay không. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên quy định của Luật Công chứng 2014.

1. Khái niệm Văn phòng công chứng theo quy định pháp luật

Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng (do Nhà nước thành lập) và Văn phòng công chứng (do cá nhân/tổ chức thành lập).

Về bản chất, Văn phòng công chứng là một tổ chức dịch vụ công, được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Điều này có nghĩa là Văn phòng công chứng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính.

2. Đặc điểm nhận diện của một Văn phòng công chứng hợp pháp

Để đảm bảo quyền lợi khi thực hiện giao dịch, người dân cần nắm rõ các đặc điểm của Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014:

• Về nhân sự: Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.
• Về tên gọi: Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một Công chứng viên hợp danh khác.
• Về trụ sở: Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên, nơi tiếp người yêu cầu công chứng và đặc biệt là phải có kho lưu trữ hồ sơ công chứng nghiêm ngặt.
• Về tài chính: Hoạt động tự chủ từ nguồn thu phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định.

3. Có nên thực hiện công chứng tại Văn phòng công chứng không?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều người đặt ra. Câu trả lời ngắn gọn là: CÓ. Bởi lẽ:

Thứ nhất, về giá trị pháp lý: Văn bản được công chứng tại Văn phòng công chứng có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với văn bản được công chứng tại Phòng công chứng nhà nước. Cả hai đều là chứng cứ không cần phải chứng minh trước Tòa án, trừ trường hợp bị tuyên bố là vô hiệu.

Thứ hai, về trách nhiệm nghề nghiệp: Các Công chứng viên tại Văn phòng công chứng cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Họ cũng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp để bồi thường thiệt hại cho người dân nếu xảy ra sai sót.

Thứ ba, về dịch vụ: Do hoạt động theo mô hình doanh nghiệp, các Văn phòng công chứng thường có xu hướng linh hoạt hơn về thời gian, thái độ phục vụ tận tình và cơ sở vật chất hiện đại nhằm thu hút khách hàng.

4. Các thủ tục phổ biến được thực hiện tại Văn phòng công chứng

Người dân có thể đến Văn phòng công chứng để thực hiện các nhóm công việc sau:

• Công chứng hợp đồng, giao dịch: Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà đất; Hợp đồng thế chấp tài sản; Hợp đồng ủy quyền; Di chúc; Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế...
• Chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính (sao y bản chính); Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
• Công chứng bản dịch: Chứng nhận tính chính xác của bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại.

5. Chi phí công chứng và chứng thực năm 2021

Mức phí tại các Văn phòng công chứng không được tự ý đặt ra mà phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Bộ Tài chính.

5.1. Phí công chứng hợp đồng, giao dịch

Căn cứ Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức phí được tính dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng:

5.2. Phí chứng thực giấy tờ

Theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC:

• Chứng thực bản sao: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ 3 trở đi thu 1.000 đồng/trang (Tối đa 200.000 đồng/bản).
• Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp.

6. Phân biệt Văn phòng công chứng và Phòng công chứng

Dù có giá trị pháp lý như nhau, nhưng hai loại hình này có một số điểm khác biệt cơ bản:

7. Thời gian làm việc và dịch vụ ngoài giờ

Theo Điều 33 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng làm việc theo giờ hành chính của cơ quan nhà nước (thường từ thứ 2 đến thứ 6). Tuy nhiên, điểm ưu việt của Văn phòng công chứng là quyền cung cấp dịch vụ ngoài giờ.

Cụ thể, khoản 3 Điều 32 Luật Công chứng 2014 cho phép:

Văn phòng công chứng có quyền cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính Nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.

Do đó, nhiều Văn phòng công chứng hiện nay phục vụ cả sáng Thứ Bảy, thậm chí là Chủ nhật hoặc hỗ trợ công chứng tại nhà, tại bệnh viện theo yêu cầu của người dân.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Văn phòng công chứng là gì và yên tâm hơn khi thực hiện các giao dịch pháp lý tại đây. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục công chứng, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn chính xác nhất.