Hộ chiếu phổ thông là giấy tờ quan trọng thuộc sở hữu của Nhà nước, do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân Việt Nam để xuất cảnh, nhập cảnh và chứng minh quốc tịch cũng như nhân thân. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục đăng ký cấp hộ chiếu giúp người dân tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hạn chế tối đa các sai sót không đáng có khi làm việc với cơ quan chức năng.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước hiện nay đã được phân cấp và đơn giản hóa tối đa, triển khai song song cả hình thức trực tiếp lẫn trực tuyến tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, đầy đủ và cập nhật nhất về quy trình này.

1. Các hình thức nộp hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông

Công dân Việt Nam đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông tại cơ quan xuất nhập cảnh cấp tỉnh có thể linh hoạt lựa chọn một trong các phương thức thực hiện sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp: Người đề nghị cấp hộ chiếu đến nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi thường trú, nơi tạm trú hoặc nơi thuận lợi (đối với người đã được cấp Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước).
• Nộp hồ sơ trực tuyến: Thực hiện đăng ký trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Đây là phương thức được khuyến khích sử dụng vì sự tiện lợi, linh hoạt về thời gian và giúp theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ minh bạch.
• Bổ sung hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích: Đối với các trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến nhưng cần bổ sung các tài liệu bản gốc hoặc giấy tờ chưa được chứng thực điện tử, công dân gửi bổ sung theo thông báo từ hệ thống Cổng dịch vụ công qua tin nhắn (SMS) hoặc thư điện tử (email).

2. Thành phần và số lượng hồ sơ cần chuẩn bị

Người dân cần chuẩn bị 01 (một) bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các loại giấy tờ sau:

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông

Sử dụng tờ khai mẫu ban hành kèm theo Thông tư 69/2026/TT-BCA (sửa đổi, bổ sung Thông tư 31/2023/TT-BCA của Bộ Công an):

• Mẫu TK01: Dành cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên.
• Mẫu TK01a: Dành cho người chưa đủ 14 tuổi.

Lưu ý đặc biệt: Đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và người chưa đủ 14 tuổi, người đại diện theo pháp luật sẽ trực tiếp khai, ký thay và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Ảnh chân dung quy chuẩn

Ảnh mới chụp không quá 06 tháng, kích thước 4cm x 6cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, rõ mặt, rõ hai tai, không đeo kính, trang phục lịch sự và chụp trên phông nền màu trắng.

Các giấy tờ kèm theo đối với từng trường hợp cụ thể

• Trường hợp đã được cấp hộ chiếu: Nộp lại hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất còn giá trị sử dụng. Nếu hộ chiếu còn giá trị bị mất, phải nộp kèm đơn báo mất hoặc thông báo tiếp nhận đơn báo mất của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 28 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019.
• Trường hợp trẻ em chưa đủ 14 tuổi: Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh (nếu chưa có mã số định danh cá nhân). Trường hợp không có bản sao thì nộp bản chụp và xuất trình bản chính để đối chiếu.
• Trường hợp người mất năng lực hành vi dân sự, khó khăn trong nhận thức/làm chủ hành vi: Nộp bản sao giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh người đại diện hợp pháp.

Trường hợp các thông tin, giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh mà cơ quan tiếp nhận khai thác được thì công dân không phải cung cấp các giấy tờ đó. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, các tài liệu đính kèm phải được chứng thực điện tử theo đúng quy định.

3. Điều kiện và địa điểm thực hiện thủ tục

Công dân đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật:

• Nơi thực hiện thủ tục: Đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu được thực hiện tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi người đó đăng ký thường trú hoặc tạm trú. Trường hợp đã được cấp Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước, người dân có quyền lựa chọn thực hiện tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi thuận lợi nhất.
• Không thuộc diện tạm hoãn xuất cảnh: Công dân không thuộc các trường hợp bị tạm hoãn xuất cảnh hoặc chưa được cấp giấy tờ xuất nhập cảnh theo quy định tại Điều 21 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 (đã được sửa đổi, bổ sung qua các năm).

4. Trình tự 4 bước thực hiện tại Công an cấp tỉnh

Quy trình giải quyết thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông tại Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh được triển khai qua 4 bước bài bản:

Bước 1: Kê khai và chuẩn bị hồ sơ

Công dân kê khai đầy đủ thông tin vào tờ khai mẫu quy định (kê khai giấy hoặc kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công) và chuẩn bị các giấy tờ kèm theo.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Công dân đến nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua Cổng dịch vụ công. Khi đến nộp trực tiếp, công dân phải xuất trình Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Căn cước điện tử hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để kiểm tra nhân thân.

Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra và thu nhận thông tin

Cán bộ Quản lý xuất nhập cảnh tiến hành kiểm tra tính pháp lý và tính đầy đủ của hồ sơ:

• Chụp ảnh chân dung và thu nhận vân tay đối với người đề nghị cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử lần đầu.
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cán bộ cấp giấy hẹn trả kết quả và hướng dẫn nộp lệ phí. Người nộp hồ sơ thanh toán lệ phí trực tiếp hoặc thanh toán trực tuyến qua Cổng dịch vụ công để nhận biên lai điện tử.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: Cán bộ hướng dẫn hoặc hệ thống gửi thông báo bằng SMS/Email để công dân hoàn thiện.
• Trường hợp không đủ điều kiện: Ra văn bản từ chối nêu rõ lý do hoặc thông báo từ chối trên Cổng dịch vụ công.

Thời gian tiếp nhận: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần và sáng thứ 7 (trừ ngày lễ, Tết).

Bước 4: Trả kết quả

Căn cứ ngày hẹn trên giấy biên nhận hoặc thông báo từ Cổng dịch vụ công, công dân nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính công ích (có trả phí chuyển phát).

5. Thời hạn giải quyết và Mức lệ phí áp dụng

Thời hạn giải quyết

Thời hạn xử lý không quá 08 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nhận đủ hồ sơ hợp lệ và người đề nghị nộp lệ phí thành công.

Mức lệ phí cấp hộ chiếu

Lệ phí cấp hộ chiếu phổ thông được quy định theo chính sách ưu đãi tài chính áp dụng cho từng giai đoạn:

• Giai đoạn áp dụng mức giảm 50% phí (đến hết ngày 31/12/2026): Theo quy định tại Thông tư 64/2025/TT-BTC:
  • Cấp mới hộ chiếu: 100.000 đồng/hộ chiếu.
  • Cấp lại hộ chiếu do hỏng hoặc mất: 200.000 đồng/hộ chiếu.
• Giai đoạn từ ngày 01/01/2027 trở đi: Áp dụng mức thu tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư 28/2026/TT-BTC:
  • Cấp mới hộ chiếu: 200.000 đồng/hộ chiếu.
  • Cấp lại hộ chiếu do hỏng hoặc mất: 400.000 đồng/hộ chiếu.

Việc chủ động nắm vững trình tự, thủ tục cũng như lựa chọn phương thức nộp hồ sơ trực tuyến sẽ giúp công dân thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác nhất.