Trong hoạt động quản lý tài chính và nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân, việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một quy trình bắt buộc khi chi trả thu nhập cho người lao động hoặc đối tác. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế trong việc quyết toán thuế hoặc hoàn thuế sau này, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Vậy quy định cụ thể về việc cấp chứng từ này trong năm 2019 như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và chuyên sâu nhất.

Đối tượng nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Cụ thể:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

"Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ."

Như vậy, một lưu ý quan trọng là nếu người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp tư nhân thì doanh nghiệp sẽ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó nữa.

Thủ tục mua và phát hành chứng từ khấu trừ thuế tại doanh nghiệp

Trong bối cảnh năm 2019, các doanh nghiệp tư nhân có hai hình thức để có chứng từ khấu trừ thuế: mua của cơ quan thuế hoặc tự in chứng từ.

1. Mua chứng từ từ cơ quan thuế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị mua chứng từ, giấy ủy quyền và chứng minh nhân dân của người đi mua. Đây là hình thức phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp tư nhân có quy mô vừa và nhỏ.

2. Tự in chứng từ khấu trừ

Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và không vi phạm pháp luật về thuế, có thể thực hiện thủ tục đăng ký tự in chứng từ khấu trừ. Việc tự in giúp doanh nghiệp chủ động hơn nhưng đòi hỏi quy trình quản lý nghiêm ngặt và phải báo cáo phát hành với cơ quan thuế.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi các chỉ tiêu trên mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để chứng từ có giá trị pháp lý, kế toán doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý cách ghi các chỉ tiêu quan trọng sau đây:

Phần I: Thông tin tổ chức trả thu nhập

• [01] Tên tổ chức trả thu nhập: Ghi rõ ràng, đầy đủ bằng chữ in HOA theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• [02] Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của doanh nghiệp tư nhân.
• [03] Địa chỉ và [04] Điện thoại: Ghi theo thông tin đăng ký thuế mới nhất.

Phần II: Thông tin người nộp thuế

• [05] Họ và tên: Ghi chữ in HOA theo CMND hoặc Hộ chiếu của người lao động.
• [06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế cá nhân của người lao động (nếu có).
• [07] Quốc tịch: Ghi cụ thể quốc tịch của người nhận thu nhập.
• [11] Số CMND/Hộ chiếu: Bắt buộc ghi nếu người lao động chưa có mã số thuế cá nhân.

Phần III: Thông tin thuế TNCN khấu trừ

• [14] Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập (Tiền lương, tiền công, đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán...).
• [16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập doanh nghiệp đã trả cho cá nhân chưa trừ các khoản giảm trừ.
• [18] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Số tiền thuế thực tế doanh nghiệp đã giữ lại để nộp vào ngân sách nhà nước.

Những lưu ý về quản lý và báo cáo sử dụng chứng từ

Doanh nghiệp tư nhân cần đặc biệt lưu ý đến việc lập Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu CTT25/AC). Báo cáo này phải được gửi cho cơ quan thuế theo quý (chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau).

Việc làm mất, hỏng hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính nặng nề theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ tại Thông tư 156/2013/TT-BTC. Do đó, bộ phận kế toán cần có sổ theo dõi riêng biệt cho loại chứng từ này.

Hy vọng những hướng dẫn trên đã giúp các chủ doanh nghiệp tư nhân và kế toán nắm vững quy trình cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong năm 2019, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho người lao động.