Việc xin cấp bản sao từ sổ gốc vốn là nỗi "ám ảnh" với nhiều người vì phải đi lại nhiều lần, chờ đợi tại các cơ quan hành chính. Tuy nhiên, một tin vui cho người dân là từ ngày 01/11/2025, với sự ra đời của Nghị định 280/2025/NĐ-CP, quy trình này đã được tối giản hóa tối đa thông qua môi trường điện tử.

Bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính

Theo quy định mới tại Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP), người dân không còn bắt buộc phải có mặt trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền. Thay vào đó, hình thức nộp hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả điện tử đã chính thức được công nhận và khuyến khích sử dụng.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục, người yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ tùy thân hợp lệ. Điểm mới đáng chú ý là việc chấp nhận các loại giấy tờ điện tử trong hệ thống định danh:

• Căn cước điện tử, Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước còn hiệu lực.
• Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính (nếu là người thân thích yêu cầu thay).

Ba phương thức nộp hồ sơ linh hoạt

Người dân hiện nay có quyền lựa chọn phương thức phù hợp nhất với điều kiện của mình:

1. Nộp trực tiếp: Tại cơ quan, tổ chức đang lưu trữ sổ gốc.
2. Qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ kèm phong bì dán tem sẵn địa chỉ.
3. Nộp trực tuyến: Sử dụng bản điện tử hoặc bản sao điện tử thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Trả kết quả đa kênh - Tiết kiệm thời gian và chi phí

Không chỉ dừng lại ở việc nộp hồ sơ, khâu trả kết quả cũng được đa dạng hóa. Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Kết quả có thể được trả trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc gửi bản điện tử trực tuyến tùy theo đăng ký ban đầu của người dân.

"Trường hợp sổ gốc không còn lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu, cơ quan có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu."

Về thời hạn giải quyết, pháp luật quy định rất chặt chẽ tại Điều 7 Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Thời gian được tính từ thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với hình thức trực tuyến, giúp người dân dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý.

Việc bổ sung hình thức trực tuyến không chỉ là bước tiến về công nghệ mà còn thể hiện tinh thần phục vụ nhân dân của các cơ quan nhà nước, giúp giảm thiểu phiền hà và minh bạch hóa các thủ tục hành chính trong lĩnh vực chứng thực.