Trong quản trị doanh nghiệp, định mức lao động không chỉ là cơ sở để tính lương, thưởng mà còn là công cụ quan trọng để tối ưu hóa năng suất. Tuy nhiên, việc xây dựng và thông báo định mức lao động sao cho đúng quy định pháp luật là điều mà nhiều chủ doanh nghiệp và cán bộ nhân sự còn lúng túng, đặc biệt là sau khi có những thay đổi quan trọng vào cuối năm 2018.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh định mức lao động năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 7/2019, các hoạt động liên quan đến tiền lương và định mức lao động tại Việt Nam đang được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản sau:

• Bộ luật Lao động 2012;
• Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động;
• Nghị định 49/2013/NĐ-CP về tiền lương;
• Đặc biệt là Nghị định 121/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định về thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Điểm mới quan trọng: Chuyển từ "Đăng ký" sang "Thông báo"

Trước đây, theo quy định cũ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký định mức lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 121/2018/NĐ-CP có hiệu lực, thủ tục này đã được đơn giản hóa đáng kể.

Cụ thể, tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 121/2018/NĐ-CP sửa đổi Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định:

"Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra."

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện việc gửi thông báo thay vì chờ đợi phê duyệt đăng ký như trước. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp tư nhân.

Nguyên tắc xây dựng định mức lao động

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2012, khi xây dựng định mức lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện.

Định mức lao động phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Được xây dựng trên cơ sở cấp bậc công việc hoặc chức danh và phù hợp với trình độ kỹ thuật, công nghệ.
• Mức lao động phải là mức trung bình tiên tiến, đảm bảo đa số người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường.
• Phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

Mẫu văn bản thông báo định mức lao động mới nhất

Dưới đây là mẫu văn bản thông báo định mức lao động mà doanh nghiệp có thể tham khảo để gửi đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện:

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Mặc dù thủ tục đã được đơn giản hóa, doanh nghiệp không nên chủ quan. Việc lưu trữ hồ sơ chứng minh đã lấy ý kiến công đoàn và biên bản công bố công khai định mức lao động là cực kỳ quan trọng để phục vụ các đợt thanh tra chuyên ngành lao động. Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định về xây dựng và thông báo định mức lao động, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động.