Ngày 03/03/2020, Bộ Tư pháp đã chính thức ban hành Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn chi tiết Nghị định 23/2015/NĐ-CP về công tác chứng thực. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, thay thế cho Thông tư 20/2015/TT-BTP, mang đến những điều chỉnh sát sườn với thực tế giải quyết thủ tục hành chính tại cơ sở.

1. Cơ chế xử lý văn bản chứng thực trái luật: Lấp đầy lỗ hổng pháp lý

Một trong những điểm đột phá nhất của Thông tư 01/2020/TT-BTP chính là quy định về việc xử lý các giấy tờ được chứng thực sai quy định. Trước đây, pháp luật mới chỉ tập trung vào giá trị pháp lý của bản sao đúng, mà chưa có chế tài cụ thể cho các trường hợp sai sót.

Theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này, các văn bản chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chứng thực chữ ký không đúng quy định sẽ không có giá trị pháp lý. Đặc biệt, Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các văn bản này và phải công khai trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh.

"Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý."

2. Chứng thực bản sao: Phải chụp đầy đủ số trang có thông tin

Để tránh tình trạng người dân chỉ chụp một vài trang quan trọng dẫn đến sai lệch nội dung tổng thể của bản chính, Điều 10 Thông tư nêu rõ yêu cầu về tính toàn vẹn của bản sao.

Cụ thể, bản sao từ bản chính để chứng thực phải bao gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Ví dụ, đối với các loại sổ hộ khẩu, học bạ hoặc các hợp đồng nhiều trang, người yêu cầu chứng thực phải chụp cả trang bìa và tất cả các trang đã ghi nội dung thông tin. Quy định này giúp cơ quan tiếp nhận hồ sơ có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất về văn bản.

3. Giới hạn 4 trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Đây là nội dung nhận được nhiều sự quan tâm nhất. Điều 14 quy định việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền chỉ được áp dụng trong 4 trường hợp cụ thể:

• Ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ (trừ trường hợp luật cấm);
• Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
• Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
• Ủy quyền của thành viên hộ gia đình vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Đối với các giao dịch ủy quyền khác không nằm trong danh sách này, người dân bắt buộc phải thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định chung, thay vì chỉ chứng thực chữ ký đơn thuần như trước đây.

4. Cấm ghi nhận xét vào Sơ yếu lý lịch khi chứng thực

Tình trạng một số địa phương ghi nhận xét về việc chấp hành chủ trương, chính sách của gia đình vào tờ khai lý lịch cá nhân gây khó khăn cho người dân khi xin việc hoặc đi học sẽ chính thức chấm dứt. Điều 15 quy định người thực hiện chứng thực không được ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu.

Quy định này nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân, đảm bảo tính khách quan và đúng bản chất của việc chứng thực chữ ký là xác nhận người ký đúng là người trong giấy tờ tùy thân.

5. Thống nhất cách ghi số chứng thực mới

Để quản lý hồ sơ khoa học hơn, Điều 13 của Thông tư đã bổ sung hướng dẫn chi tiết về cách ghi số chứng thực:

• Số chứng thực chữ ký: Ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực, không lấy số theo lượt người yêu cầu.
• Số chứng thực hợp đồng: Ghi theo từng việc, không phụ thuộc vào số lượng bản hợp đồng hay số người tham gia.

Việc chuẩn hóa này giúp các cơ quan tư pháp dễ dàng tra cứu, đối soát và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình lưu trữ sổ sách.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý độc giả nắm bắt kịp thời các quy định mới nhất của Thông tư 01/2020/TT-BTP để thực hiện các thủ tục hành chính một cách thuận lợi nhất trong năm 2020.