Trong hoạt động quản lý thuế hiện đại, việc kê khai điện tử đã trở thành quy chuẩn bắt buộc. Tuy nhiên, một tình huống dở khóc dở cười mà nhiều kế toán gặp phải là: Tờ khai đã gửi đi đúng hạn, hệ thống đã báo tiếp nhận nhưng sau đó lại nhận được thông báo không chấp nhận. Câu hỏi đặt ra là: Trong trường hợp này, doanh nghiệp có bị coi là chậm nộp và bị xử phạt hành chính hay không?

Thời điểm xác nhận nộp tờ khai thuế: Cột mốc pháp lý quan trọng

Để xác định một tờ khai có bị coi là chậm nộp hay không, trước hết cần làm rõ khái niệm "thời điểm nộp hồ sơ". Theo quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC, thời điểm xác nhận nộp tờ khai thuế điện tử là thời điểm hệ thống của cơ quan thuế nhận được tờ khai và được ghi nhận trên “Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử”.

Người nộp thuế có đặc quyền thực hiện giao dịch này 24/7, kể cả ngày nghỉ, lễ hay Tết. Chỉ cần tờ khai được ký gửi thành công trong khoảng thời gian từ 00:00:00 đến 23:59:59 của ngày hạn định, doanh nghiệp được coi là đã hoàn thành nghĩa vụ về mặt thời gian.

Cơ quan thuế không chấp nhận tờ khai: Có bị phạt chậm nộp?

Đây là nội dung gây nhiều lo lắng nhất. Thực tế, sau khi gửi tờ khai, trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ trả về thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ. Nếu bị từ chối, cơ quan thuế phải nêu rõ lý do và hướng dẫn xử lý.

Tin vui cho các doanh nghiệp là: Nếu bạn đã nộp tờ khai đúng hạn nhưng bị từ chối, bạn sẽ không bị phạt chậm nộp, với điều kiện bạn thực hiện điều chỉnh và gửi lại theo hướng dẫn. Khi đó, ngày ghi nhận nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế vẫn được tính là ngày trên Thông báo tiếp nhận lần đầu tiên.

Tuy nhiên, rủi ro sẽ xuất hiện nếu người nộp thuế thờ ơ. Nếu hồ sơ bị từ chối mà doanh nghiệp không nộp lại, hoặc nộp lại nhưng vẫn sai sót dẫn đến tiếp tục bị từ chối, thì cơ quan thuế sẽ xác định là chưa nộp hồ sơ khai thuế. Lúc này, án phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP sẽ chính thức được áp dụng.

Mức xử phạt chậm nộp tờ khai thuế mới nhất

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi vi phạm thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định rất nghiêm khắc:

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày (trừ trường hợp quy định tại khoản 1).

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày.

4. Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với các hành vi chậm nộp từ 61 đến 90 ngày hoặc không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp...

5. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày có phát sinh số thuế phải nộp...

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để tránh những rắc rối không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra email thường xuyên: Đừng chỉ dừng lại ở bước gửi tờ khai thành công. Hãy đợi và kiểm tra kỹ Thông báo chấp nhận/không chấp nhận từ cơ quan thuế.
• Nộp sớm: Tránh nộp sát giờ chót để có thời gian xử lý nếu hệ thống gặp lỗi hoặc tờ khai bị từ chối vì lý do kỹ thuật.
• Lưu trữ minh chứng: Luôn lưu lại các Thông báo tiếp nhận lần đầu để làm căn cứ giải trình trong trường hợp có tranh chấp về thời gian nộp.

Việc hiểu đúng quy định tại Thông tư 19/2021/TT-BTC không chỉ giúp kế toán tự tin hơn trong công việc mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro tài chính không đáng có.