Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2020, việc thiết lập website thương mại điện tử (TMĐT) bán hàng đã trở thành xu thế tất yếu của các doanh nghiệp, bao gồm cả mô hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi chiến lược kinh doanh, giải thể hoặc chuyển đổi mô hình, doanh nghiệp có thể quyết định ngừng vận hành website.

Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần đóng tên miền hoặc gỡ bỏ nội dung web là xong. Thực tế, theo quy định pháp luật, đây là một thủ tục hành chính bắt buộc phải thông báo với cơ quan quản lý nhà nước.

Căn cứ pháp lý và nghĩa vụ của doanh nghiệp

Nghĩa vụ thông báo khi có sự thay đổi thông tin hoặc chấm dứt hoạt động website TMĐT được quy định rõ ràng tại Điều 11 Thông tư 47/2014/TT-BCT của Bộ Công thương. Cụ thể:

"1. Trong trường hợp có sự thay đổi một trong những thông tin quy định tại Khoản 2 Điều 53 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP hoặc ngừng hoạt động website thương mại điện tử bán hàng đã thông báo, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải thông báo về Bộ Công Thương trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi có sự thay đổi thông tin hoặc ngừng hoạt động."

Như vậy, đối với công ty hợp danh, việc chậm trễ hoặc không thực hiện thông báo có thể dẫn đến các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại điện tử theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP.

Hồ sơ pháp lý và con dấu doanh nghiệp trong thủ tục thông báo ngừng hoạt động website (ảnh minh họa)

Quy trình thực hiện thông báo trực tuyến

Hiện nay, Bộ Công thương đã triển khai tiếp nhận hồ sơ hoàn toàn trực tuyến nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Quy trình cơ bản bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ online.gov.vn.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp khi đăng ký/thông báo website trước đó.
• Bước 3: Chọn chức năng thay đổi/chấm dứt thông tin website và cập nhật lý do ngừng hoạt động.
• Bước 4: Đính kèm văn bản thông báo (theo mẫu bên dưới) có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh.

Mẫu thông báo ngừng hoạt động website TMĐT cho công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn hóa mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện hồ sơ gửi Bộ Công thương:

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Đối với các công ty hợp danh, nơi mà trách nhiệm của các thành viên hợp danh là vô hạn, việc tuân thủ các quy định về thủ tục hành chính là cực kỳ quan trọng để bảo vệ uy tín và quyền lợi của các thành viên.

Khi ngừng hoạt động website, doanh nghiệp cũng cần lưu ý giải quyết dứt điểm các đơn hàng còn tồn đọng, thông báo cho khách hàng về việc ngừng hoạt động để tránh các tranh chấp dân sự phát sinh sau này. Việc thực hiện đúng quy định tại Thông tư 47/2014/TT-BCT không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để doanh nghiệp "khép lại" một mảng kinh doanh một cách chuyên nghiệp và đúng luật.