Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc quản lý hóa đơn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải sự cố ngoài ý muốn như mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn. Nếu không nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng lúng túng và bị xử phạt hành chính nặng nề.

Quy trình xử lý khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngay khi phát hiện sự việc, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Lập báo cáo: Doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu số BC21/HĐG.
• Thông báo cho cơ quan thuế: Gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn: Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ, thời hạn được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp... chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

Xử lý đối với hóa đơn liên 2 đã lập

Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập (hóa đơn giấy), quy trình xử lý được thực hiện như sau:

1. Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc, nêu rõ liên 1 đã được kê khai thuế vào tháng nào.
2. Người đại diện pháp luật ký tên và đóng dấu vào biên bản.
3. Người bán sao chụp liên 1, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao để giao cho người mua.

Người mua sử dụng bản sao này kèm biên bản để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế hợp lệ.

Mức xử phạt vi phạm hành chính cần lưu ý

Việc chậm trễ thông báo hoặc làm mất hóa đơn sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

1. Phạt hành vi chậm khai báo

Tại Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:

• Phạt cảnh cáo: Nếu chậm từ 01 - 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt từ 1.000.000 - 4.000.000 đồng: Nếu chậm từ 01 - 05 ngày (không có tình tiết giảm nhẹ).
• Phạt từ 4.000.000 - 8.000.000 đồng: Nếu chậm từ 06 ngày trở lên hoặc không khai báo.

2. Phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn

Căn cứ Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt dao động từ 3.000.000 đến 10.000.000 đồng tùy vào loại hóa đơn (đã lập hay chưa lập) và đối tượng làm mất (người bán, người mua hay bên thứ ba).

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Với sự phổ biến của hóa đơn điện tử hiện nay, rủi ro mất, cháy, hỏng đã giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, đối với các hóa đơn giấy còn lưu trữ, doanh nghiệp cần có chế độ bảo quản nghiêm ngặt và luôn sẵn sàng phương án xử lý kịp thời để bảo vệ quyền lợi của mình.