Kế toán cần nắm vững quy định về xử lý hóa đơn khi khách trả lại hàng (ảnh minh họa)

Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc thỏa thuận là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, kể từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc, quy trình xử lý chứng từ đã có những thay đổi căn bản so với thời kỳ hóa đơn giấy. Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi như Nghị định 70/2025/NĐ-CP là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro về thuế.

Quy định pháp lý về việc trả lại hàng hóa và xử lý hóa đơn

Theo quy định hiện hành, khi người mua trả lại hàng hóa một phần hoặc toàn bộ, các bên phải thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập. Điều này nhằm phản ánh đúng doanh thu thực tế và số thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp.

Căn cứ pháp lý quan trọng

Cụ thể, tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót, trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng dẫn đến việc phải trả lại hàng:

“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót...
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót...”

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử khi khách hàng trả lại hàng

Tùy vào đối tượng khách hàng và thỏa thuận giữa hai bên, quy trình xử lý sẽ có sự khác biệt nhất định.

Quy trình trả hàng cần được thực hiện chặt chẽ về mặt chứng từ (ảnh minh họa)

Trường hợp 1: Người mua là cơ sở kinh doanh có hóa đơn

Trước đây, theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, khi trả lại hàng, người mua sẽ xuất hóa đơn trả hàng cho người bán. Tuy nhiên, theo tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý được thực hiện thông qua hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế do người bán lập.

• Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị hàng trả lại.
• Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn ban đầu.
• Bước 3: Thực hiện kê khai thuế dựa trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế đã lập.

Trường hợp 2: Người mua là cá nhân không có hóa đơn

Đối với khách hàng lẻ, cá nhân không có khả năng xuất hóa đơn, quy trình cũng tương tự nhưng cần chú trọng vào biên bản thu hồi hàng hóa.

Người bán và người mua lập biên bản trả hàng, ghi rõ các thông tin về hóa đơn cũ (số, ngày, ký hiệu). Sau đó, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế trên hệ thống hóa đơn điện tử và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Khi thực hiện các thao tác trên hệ thống, kế toán cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Hóa đơn thay thế phải ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Thời điểm lập: Phải lập ngay khi có thỏa thuận trả hàng và nhận lại hàng hóa thực tế.
• Kê khai thuế: Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phát sinh ở kỳ nào thì thực hiện kê khai vào kỳ đó theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Kết luận và lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc xử lý hóa đơn khi trả lại hàng hóa không chỉ là nghiệp vụ kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp. Với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các quy trình về hóa đơn điện tử ngày càng được hoàn thiện và chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử và đào tạo đội ngũ kế toán để xử lý chính xác, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.