Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản lý tài chính công, việc thực hiện giao dịch điện tử với hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với các đơn vị sử dụng ngân sách và các tổ chức, cá nhân liên quan. Ngày 08/10/2021, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 87/2021/TT-BTC quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, mở ra lộ trình mới cho việc gửi và nhận chứng từ hoàn toàn trên môi trường số.

Giao dịch điện tử giúp tối ưu hóa quy trình làm việc với Kho bạc Nhà nước (ảnh minh họa)

1. 03 phương thức gửi chứng từ điện tử đến Kho bạc Nhà nước

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 87/2021/TT-BTC, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn một trong ba phương thức sau để gửi chứng từ điện tử đến KBNN:

• Lập hồ sơ hoặc kê khai trên biểu mẫu điện tử (e-form): Người dùng thực hiện nhập liệu trực tiếp các thông tin cần thiết vào các mẫu đơn, tờ khai có sẵn trên trang thông tin điện tử của KBNN.
• Tải chứng từ điện tử lên hệ thống: Đối với các chứng từ đã được khởi tạo sẵn dưới dạng tệp tin điện tử (như PDF, XML có ký số), đơn vị có thể thực hiện tải trực tiếp lên các trang thông tin điện tử của KBNN.
• Tích hợp dữ liệu hệ thống: Đây là phương thức dành cho các đơn vị có hệ thống thông tin quản lý riêng, cho phép kết nối và truyền dữ liệu tự động giữa hệ thống của cơ quan, tổ chức với hệ thống thông tin của KBNN.

2. Điều kiện về giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

Không phải mọi tệp tin điện tử đều được chấp nhận là chứng từ hợp lệ. Chứng từ gửi đến KBNN phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về tính toàn vẹn và xác thực. Cụ thể, tại Điều 5 và Điều 6 của Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định:

"Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo hoặc hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn dữ liệu trong quá trình truyền gửi, nhận và lưu trữ."

Ngoài ra, nếu chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử, tệp tin phải phản ánh đầy đủ nội dung của bản giấy và được xác thực bằng chữ ký số của cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm chuyển đổi.

Giao diện đăng nhập dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước (ảnh minh họa)

3. Quy định về đăng ký tài khoản và bảo mật mật khẩu

Để đảm bảo an toàn cho các giao dịch tài chính, Điều 7 Thông tư 87/2021/TT-BTC đưa ra các yêu cầu nghiêm ngặt về quản lý tài khoản:

• Đăng ký tài khoản: Các đơn vị thực hiện đăng ký trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia (đối với các thủ tục hành chính).
• Thay đổi mật khẩu: Người dùng bắt buộc phải đổi mật khẩu ban đầu trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thông báo cấp tài khoản.
• Đổi mật khẩu định kỳ: Để tránh rủi ro bị đánh cắp thông tin, mật khẩu phải được thay đổi định kỳ tối đa không quá 03 tháng một lần.

4. Thời gian tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ điện tử

Hệ thống dịch vụ công trực tuyến của KBNN hoạt động 24/7 để tiếp nhận hồ sơ. Tuy nhiên, việc xử lý của công chức KBNN sẽ tuân theo giờ hành chính. Nếu hồ sơ được gửi vào ngày nghỉ hoặc ngoài giờ làm việc, thời điểm tiếp nhận chính thức sẽ được tính vào ngày làm việc tiếp theo. KBNN có trách nhiệm thông báo kết quả hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ trong vòng 08 giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận chính thức.

Việc nắm vững các phương thức và quy định này sẽ giúp các đơn vị chủ động hơn trong công tác phối hợp với Kho bạc, đảm bảo dòng tiền ngân sách được lưu thông thông suốt và an toàn.

Nếu gặp vướng mắc liên quan đến các thủ tục giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài hỗ trợ pháp luật để được tư vấn kịp thời.