Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ PCCC trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh các quy định về an toàn cháy nổ ngày càng được siết chặt, việc lập và quản lý hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là lá chắn bảo vệ tài sản và tính mạng con người tại các công ty TNHH. Một bộ hồ sơ đầy đủ, đúng quy chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác phòng ngừa và sẵn sàng ứng phó khi có sự cố xảy ra.

Kể từ ngày 15/05/2025, các quy định về hồ sơ PCCC đã có những thay đổi quan trọng theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Việc cập nhật kịp thời các quy định này là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tránh được những án phạt hành chính nặng nề.

Chi tiết bộ hồ sơ PCCC theo quy định mới nhất

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở phải bao gồm các tài liệu sau:

"1. Hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu sau:
a) Phiếu thông tin của cơ sở theo Mẫu số PC01;
b) Nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ;
c) Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế hoặc văn bản thẩm duyệt thiết kế về phòng cháy và chữa cháy...;
d) Quyết định thành lập Đội phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ cơ sở...;
đ) Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở theo Mẫu số PC06..."

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý bổ sung các loại giấy tờ quan trọng khác như: Sổ theo dõi phương tiện PCCC, Biên bản tự kiểm tra định kỳ, và đặc biệt là Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với các ngành nghề thuộc diện quy định.

Trách nhiệm của người đứng đầu công ty TNHH

Pháp luật quy định rõ, người đứng đầu cơ sở (Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật) có trách nhiệm trực tiếp trong việc lập, quản lý và cập nhật hồ sơ. Hồ sơ này có thể được lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc tài liệu điện tử, nhưng phải đảm bảo tính sẵn sàng khi có đoàn kiểm tra liên ngành hoặc cơ quan Công an yêu cầu.

Một điểm mới đáng lưu ý là các tài liệu như biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày lập. Việc thiếu sót bất kỳ tài liệu nào trong danh mục quy định đều có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc đình chỉ hoạt động nếu không đảm bảo an toàn.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để đảm bảo hồ sơ luôn đúng và đủ, các công ty TNHH nên thực hiện rà soát định kỳ ít nhất mỗi quý một lần. Việc số hóa hồ sơ PCCC cũng là một xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp quản lý khoa học và tra cứu nhanh chóng khi cần thiết. Đừng để "mất bò mới lo làm chuồng", hãy chủ động xây dựng văn hóa an toàn cháy nổ ngay từ khâu hoàn thiện hồ sơ pháp lý.