Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng hoặc thay đổi nhu cầu là tình huống thường gặp. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn điện tử sao cho đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này dựa trên các quy định mới nhất.

Nghĩa vụ lập hóa đơn khi hoàn trả hàng hóa

Nhiều người lầm tưởng rằng khi khách hàng trả lại hàng thì chỉ cần hủy hóa đơn cũ là xong. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc hoàn trả hàng hóa là một trong những trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn.

"1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)..."

Như vậy, dù là trả lại một phần hay toàn bộ lô hàng, bên bán vẫn phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập trước đó để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế.

Hai phương án xử lý hóa đơn điện tử sai sót hoặc trả hàng

Căn cứ vào hướng dẫn tại Công văn 5027/CTDON-TTHT của Cục Thuế tỉnh Đồng Nai và điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

1. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Đây là phương án phổ biến khi doanh nghiệp muốn ghi nhận sự thay đổi về số lượng, đơn giá hoặc thành tiền của hóa đơn gốc. Quy trình thực hiện như sau:

• Thỏa thuận văn bản: Nếu hai bên có thỏa thuận trước, hãy lập văn bản ghi rõ lý do trả hàng và các sai sót (nếu có).
• Nội dung hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Ký số và gửi: Người bán ký số và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không mã) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.

2. Lập hóa đơn điện tử thay thế

Trong trường hợp muốn hủy bỏ hoàn toàn hiệu lực của hóa đơn cũ và phát hành một hóa đơn mới hoàn chỉnh, doanh nghiệp chọn phương án thay thế:

• Nội dung bắt buộc: Hóa đơn mới phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Xuất hàng mới: Nếu việc trả hàng đi kèm với việc đổi hàng mới, doanh nghiệp phải lập thêm một hóa đơn mới cho lô hàng giao đi theo đúng quy định hiện hành.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc xử lý hóa đơn khi hàng bán bị trả lại không chỉ là thủ tục kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc quyết toán thuế GTGT và thuế TNDN. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như biên bản trả hàng, phiếu nhập kho hàng trả lại để làm căn cứ giải trình khi có thanh kiểm tra.

Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp quý độc giả nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn điện tử đối với hàng bán đổi trả, từ đó áp dụng chính xác vào thực tế hoạt động của đơn vị mình.