Sự chuyển dịch từ hóa đơn giấy tự in sang hóa đơn điện tử

Trước đây, các doanh nghiệp thường quan tâm đến thủ tục tự in hóa đơn giấy để chủ động trong kinh doanh. Tuy nhiên, theo lộ trình hiện đại hóa ngành thuế quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hầu hết các tổ chức kinh tế, bao gồm cả công ty TNHH hai thành viên trở lên, đã phải chuyển hẳn sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc "tự in" hiện nay chủ yếu được hiểu là việc doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống phần mềm để khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc in các loại chứng từ đặc thù như tem, vé, thẻ từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn doanh nghiệp được phép sử dụng hiện nay

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các loại hóa đơn mà doanh nghiệp có thể áp dụng bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho các tổ chức khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không hoặc các chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.

Điều kiện để doanh nghiệp tự khởi tạo hóa đơn điện tử

Để một công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể tự vận hành hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật về hạ tầng công nghệ thông tin và chữ ký số. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ các tiêu thức bắt buộc.

"Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế."

Cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Đáng chú ý, Nghị định 70/2025/NĐ-CP vừa ban hành đã có những điều chỉnh quan trọng về việc quản lý hóa đơn, chứng từ trong kỷ nguyên số. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời điểm ký số và trách nhiệm truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ đầu ra.

Lời khuyên cho các Công ty TNHH 2 thành viên

Việc tự in hóa đơn giấy truyền thống hiện nay gần như đã bị bãi bỏ đối với các hoạt động thương mại thông thường. Các doanh nghiệp nên chủ động phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để thiết lập hệ thống. Điều này không chỉ giúp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn giúp minh bạch hóa số liệu kế toán, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt thuế do sai sót trong quản lý hóa đơn giấy.