Sự chuyển dịch từ hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn giấy tự in đã dần lùi vào quá khứ. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh, đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế.

Đối tượng và hình thức đăng ký hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các công ty hợp danh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn đều phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử... thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử."

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho công ty hợp danh năm 2026

Để thực hiện thủ tục này một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật

Công ty cần có chữ ký số (Token) còn hiệu lực và phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín. Hệ thống máy tính và kết nối internet phải đảm bảo ổn định để truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.

Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập tờ khai theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Các thông tin cần cung cấp bao gồm: Tên công ty, mã số thuế, người liên hệ, hình thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).

Bước 3: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Mới đây, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có những điều chỉnh quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử và xuất khẩu. Công ty hợp danh cần lưu ý:

• Hóa đơn thương mại điện tử: Áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử.
• Thay đổi thông tin: Khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin đã đăng ký (như địa chỉ, người đại diện), doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi lại cơ quan thuế.

Việc nắm vững các quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành sẽ giúp công ty hợp danh tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có, đồng thời tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.