Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn chứng từ đóng vai trò then chốt. Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất mà kế toán cần thực hiện định kỳ chính là lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tại thời điểm năm 2019, các quy định này được thực hiện dựa trên nền tảng của hệ thống văn bản pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh các khoản phạt hành chính không đáng có.

Căn cứ pháp lý về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2019

Tính đến tháng 03/2019, khung pháp lý điều chỉnh hoạt động sử dụng hóa đơn và báo cáo hóa đơn bao gồm các văn bản chủ chốt sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Nghị định 109/2013/NĐ-CP và Nghị định 49/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.

Đối tượng và thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc nộp báo cáo được phân chia theo hai nhóm đối tượng chính:

1. Nộp báo cáo theo quý

Đa số các doanh nghiệp đang hoạt động bình thường sẽ thực hiện nộp báo cáo theo quý. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo. Cụ thể trong năm 2019:

• Quý I: Chậm nhất ngày 30/04/2019.
• Quý II: Chậm nhất ngày 31/07/2019.
• Quý III: Chậm nhất ngày 31/10/2019.
• Quý IV: Chậm nhất ngày 31/01/2020.

2. Nộp báo cáo theo tháng

Đối tượng nộp báo cáo theo tháng bao gồm các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế hoặc các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.

Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu BC26/AC

Để lập báo cáo chính xác, kế toán cần tập hợp đầy đủ các thông tin về số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ, số hóa đơn đã mua hoặc phát hành trong kỳ, số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất hoặc hủy. Mẫu báo cáo BC26/AC yêu cầu kê khai chi tiết theo từng loại hóa đơn (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...).

Các chỉ tiêu cần lưu ý trên mẫu báo cáo:

• Số tồn đầu kỳ: Phải khớp với số tồn cuối kỳ của báo cáo kỳ trước.
• Số sử dụng: Là tổng số hóa đơn đã lập cho khách hàng (không bao gồm các số đã xóa bỏ, mất, hủy).
• Số xóa bỏ: Là các số hóa đơn đã lập nhưng bị sai và đã làm biên bản thu hồi hoặc xóa bỏ.
• Số hủy: Là các hóa đơn chưa lập nhưng không còn giá trị sử dụng (do thay đổi mẫu, thay đổi địa chỉ...).

Mức xử phạt hành chính khi chậm nộp báo cáo hóa đơn năm 2019

Việc chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 38 Nghị định 109/2013/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 49/2016/NĐ-CP):

"1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế chậm từ 01 ngày đến 05 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định..."

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo sau 20 ngày kể từ ngày hết hạn, mức phạt có thể lên tới 8.000.000 đồng. Do đó, kế toán cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp.

Lời khuyên cho kế toán doanh nghiệp

Trong bối cảnh năm 2019, khi ngành Thuế đang đẩy mạnh lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại hệ thống quản lý hóa đơn của mình. Việc sử dụng các phần mềm kế toán tích hợp HTKK sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình cộng dồn số liệu và đảm bảo tính nhất quán giữa các kỳ báo cáo.