Trong bối cảnh quản lý thuế hiện đại năm 2020, việc các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty hợp danh, chủ động trong việc in ấn hóa đơn là một bước tiến quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, để việc tự in hóa đơn trở nên hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý về hóa đơn tự in năm 2020

Tại thời điểm đầu năm 2020, hoạt động in, phát hành và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp vẫn đang được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Để cụ thể hóa các bước thực hiện, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong đó quy định rõ về điều kiện và thủ tục để doanh nghiệp được phép tự in hóa đơn.

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các tổ chức kinh doanh có mã số thuế, có vốn điều lệ theo quy định và có hệ thống thiết bị đảm bảo việc in ấn, quản lý hóa đơn thì được quyền tự in hóa đơn. Một trong những văn bản quan trọng nhất trong hồ sơ nội bộ chính là Quyết định áp dụng hóa đơn tự in.

Nội dung bắt buộc trong Quyết định áp dụng hóa đơn tự in

Một bản quyết định chuẩn pháp lý không chỉ đơn thuần là thông báo, mà phải thể hiện được năng lực đáp ứng của doanh nghiệp. Cụ thể, quyết định cần làm rõ:

• Hệ thống thiết bị: Liệt kê chi tiết máy tính, máy in, phần mềm kế toán đang sử dụng.
• Bộ phận chịu trách nhiệm: Phân định rõ vai trò của bộ phận kế toán, bộ phận kỹ thuật trong việc tạo và bảo mật dữ liệu.
• Mục đích sử dụng: Xác định rõ loại hóa đơn (Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng...) và phạm vi áp dụng.

Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn tự in cho Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu quyết định được biên soạn dựa trên thực tiễn áp dụng tại các công ty hợp danh năm 2020, đảm bảo đầy đủ các yếu tố kiểm soát của cơ quan Thuế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

QUYẾT ĐỊNH
Về việc áp dụng hình thức hóa đơn tự in

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/GIÁM ĐỐC CÔNG TY HỢP DANH ....

- Căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;
- Căn cứ tình hình thực tế và năng lực hạ tầng kỹ thuật của Công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Đối tượng và thời gian áp dụng
Áp dụng hình thức hóa đơn tự in trong đơn vị kể từ ngày .../.../2020 trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
- Hệ thống thiết bị: Máy tính (Số hiệu...), Máy in (Model...), Phần mềm kế toán (Tên phần mềm...).
- Các bộ phận kỹ thuật: Bộ phận IT chịu trách nhiệm bảo mật hệ thống.
- Nhà cung ứng dịch vụ kỹ thuật: Công ty phần mềm ....

Điều 2. Phân loại hóa đơn
Các loại hóa đơn tự in bao gồm: Hóa đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001). Mục đích sử dụng: Xuất cho khách hàng khi cung ứng dịch vụ tư vấn pháp lý/kinh doanh.

Điều 3. Trách nhiệm thực hiện
Bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán. Bộ phận Kỹ thuật đảm bảo tính liên tục và an toàn của phần mềm in hóa đơn.

Điều 4. Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận: - Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp; - Các bộ phận liên quan; - Lưu VP.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên, đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi triển khai hóa đơn tự in

Mặc dù doanh nghiệp có quyền tự in hóa đơn, nhưng trước khi sử dụng, công ty hợp danh bắt buộc phải thực hiện thủ tục Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp ít nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng. Việc không tuân thủ quy trình này có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính nghiêm trọng về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP.

Ngoài ra, trong giai đoạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ thời điểm áp dụng hóa đơn tự in để đảm bảo tính kinh tế và phù hợp với kế hoạch chuyển đổi số của đơn vị.