Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam đầu năm 2020, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các Công ty cổ phần trong việc thực hiện các giao dịch điện tử, kê khai thuế và bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, việc quản lý và bảo mật khóa bí mật (private key) luôn là bài toán khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Để đảm bảo an toàn và khả năng khôi phục khi có sự cố, pháp luật cho phép doanh nghiệp yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ lưu giữ bản sao khóa bí mật.

Tầm quan trọng của việc lưu giữ bản sao khóa bí mật chứng thư số

Khóa bí mật là phần dữ liệu quan trọng nhất trong hệ thống chứng thư số, dùng để tạo ra chữ ký số. Nếu khóa này bị mất hoặc hư hỏng mà không có bản sao lưu, doanh nghiệp sẽ gặp đình trệ trong mọi hoạt động ký kết điện tử. Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, thuê bao có quyền thỏa thuận bằng văn bản với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số về việc lưu giữ bản sao khóa bí mật của mình.

Việc ủy quyền cho một cá nhân thực hiện thủ tục này giúp người đại diện theo pháp luật của Công ty cổ phần tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo tính chuyên nghiệp trong công tác quản trị hành chính doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2020

Tại thời điểm tháng 01/2020, các hoạt động liên quan đến chữ ký số và ủy quyền trong doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về dịch vụ chứng thực chữ ký số và quyền hạn của thuê bao.
• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật và việc ủy quyền trong Công ty cổ phần.
• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về đại diện và ủy quyền.

Thiết bị USB Token chứa chứng thư số là tài sản quan trọng của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền yêu cầu lưu giữ bản sao của khóa bí mật chứng thư số

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn xác, đầy đủ các thành phần pháp lý cần thiết để doanh nghiệp sử dụng trong năm 2020:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY ỦY QUYỀN
Số: ……./2020/GUQ-CP

(Về việc thực hiện thủ tục yêu cầu lưu giữ bản sao của khóa bí mật chứng thư số)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở KH&ĐT …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: ……………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Số CMND/CCCD: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: ………………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để nộp hồ sơ, thực hiện các thủ tục kỹ thuật và nhận kết quả liên quan đến việc lưu giữ bản sao của khóa bí mật chứng thư số cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền được quyền lập, ký tên trên các văn bản, giấy tờ cần thiết và thực hiện các quyền, nghĩa vụ phát sinh trong quá trình làm việc với nhà cung cấp dịch vụ.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi công việc nêu trên hoàn thành hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền từ Bên ủy quyền.

ĐẠI DIỆN BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi lập Giấy ủy quyền này, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để đảm bảo giá trị pháp lý:

• Xác thực chữ ký: Giấy ủy quyền của pháp nhân (Công ty cổ phần) bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu hợp lệ của công ty theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014.
• Bảo mật thông tin: Việc lưu giữ bản sao khóa bí mật tại nhà cung cấp dịch vụ phải đi kèm với các cam kết bảo mật nghiêm ngặt. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hợp đồng dịch vụ trước khi thực hiện ủy quyền.
• Đối tượng được ủy quyền: Nên là cán bộ phụ trách CNTT hoặc kế toán trưởng của công ty để đảm bảo sự am hiểu về quy trình kỹ thuật.

Việc chuẩn bị chu đáo hồ sơ và Giấy ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Điều 15 Nghị định 130/2018/NĐ-CP mà còn tạo nền tảng an toàn cho các hoạt động giao dịch điện tử trong tương lai.