Trong bối cảnh bùng nổ thông tin số năm 2019, việc các doanh nghiệp tư nhân sở hữu và vận hành trang thông tin điện tử tổng hợp (website tổng hợp) đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để hoạt động đúng quy định pháp luật, một trong những điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp phải có văn bản chấp thuận của các nguồn tin được trích dẫn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo Công văn xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử đảm bảo đầy đủ các tiêu chí pháp lý.

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xin phép khi khai thác nguồn tin điện tử (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động trích dẫn thông tin điện tử

Tại thời điểm năm 2019, hoạt động quản lý, cung cấp và sử dụng thông tin trên mạng được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 72/2013/NĐ-CP. Đặc biệt, sự ra đời của Nghị định 27/2018/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định quan trọng về điều kiện cấp phép trang thông tin điện tử tổng hợp.

Theo quy định, trang thông tin điện tử tổng hợp chỉ được trích dẫn thông tin từ các nguồn tin chính thức bao gồm: báo chí Việt Nam, trang thông tin điện tử của cơ quan Đảng, Nhà nước. Việc trích dẫn phải tuân thủ các quy định về bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ theo Luật Báo chí 2016.

Tại sao doanh nghiệp cần có Công văn xin phép?

Việc gửi công văn xin phép không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng để doanh nghiệp:

• Hoàn thiện hồ sơ cấp phép: Khi xin giấy phép thiết lập trang thông tin điện tử tổng hợp, cơ quan quản lý nhà nước (Cục Phát thanh, truyền hình và thông tin điện tử hoặc Sở Thông tin và Truyền thông) yêu cầu doanh nghiệp phải có văn bản thỏa thuận trích dẫn nguồn tin.
• Tránh tranh chấp bản quyền: Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của đơn vị sở hữu nguồn tin và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng nội dung trái phép.
• Xây dựng uy tín: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp luật của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh thông tin.

Mẫu công văn cần được trình bày trang trọng và đầy đủ thông tin pháp lý (ảnh minh họa)

Nội dung cốt lõi của Công văn xin phép khai thác nguồn tin

Một bản công văn chuẩn cần đảm bảo các nội dung sau:

1. Thông tin doanh nghiệp: Tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và người đại diện pháp luật.
2. Thông tin website tổng hợp: Tên miền, mục đích thiết lập và các chuyên mục dự kiến trích dẫn.
3. Phạm vi khai thác: Ghi rõ trích dẫn toàn bộ hay theo chuyên mục cụ thể của nguồn tin.
4. Cam kết của doanh nghiệp: Đây là phần quan trọng nhất, bao gồm cam kết trích dẫn nguyên văn, ghi rõ nguồn, không tự ý bình luận và chịu trách nhiệm về nội dung trích dẫn.

Mẫu Công văn xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử

Dưới đây là mẫu công văn chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

(Tên doanh nghiệp) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:.............................. V/v xin phép khai thác nguồn thông tin điện tử	…, ngày … tháng … năm …

Kính gửi: …………………………………………………..

(Tên đơn vị đang sở hữu, quản lý trang báo/ website mà doanh nghiệp lấy làm nguồn tin)

Tôi là: (tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) ………………………………..

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ......................... do ............................. cấp ngày .........................

Thường trú tại: ............................................................................................................................

Điện thoại: ............................ Email: ................................................

Là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp: .....................................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: .............................................. do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch đầu tư ................................................................................... cấp ngày ...............................

Trụ sở chính: ..............................................................................................................................

Chúng tôi hiện đang sở hữu trang thông tin điện tử tổng hợp có thông tin như sau:

1. Số trang web: ....................

2. Tên miền: ..............................................................

3. Nội dung thông tin cung cấp trên trang thông tin điện tử tổng hợp; các chuyên mục: ................

4. Đối tượng phục vụ: .......................................................................................................................

5. Nguồn tin: .....................................................................................................................................

6. Phạm vi cung cấp thông tin: (mạng internet, mạng viễn thông di động).......................................

Được biết trang báo/website ..................................... (tên/tên miền của trang báo/website mà doanh nghiệp muốn lấy làm nguồn tin) mà Quý đơn vị đang sở hữu, quản lý hiện cung cấp nhiều thông tin trong lĩnh vực ...................................................................................

Vì vậy, chúng tôi gửi đến Quý đơn vị văn bản này, kính mong Quý đơn vị chấp thuận cho phép chúng tôi trích dẫn các thông tin, bài viết trên trang báo/website ...................................................................... (tên/tên miền của trang báo/website mà doanh nghiệp muốn lấy làm nguồn tin) trong ................................... (ghi rõ phạm vi thông tin được lấy làm nguồn) của Quý đơn vị về trang thông tin điện tử tổng hợp của chúng tôi.

Chúng tôi cam kết sẽ trích dẫn nguyên văn; ghi rõ và đầy đủ tên nguồn; không đăng tải ý kiến nhận xét, bình luận của độc giả về nội dung tin, bài được trích dẫn và bảo đảm thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Xin chân thành cảm ơn.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ và tên, đóng dấu)

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện trích dẫn

Sau khi nhận được sự đồng ý bằng văn bản, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Cập nhật danh sách nguồn tin: Mọi thay đổi về nguồn tin trích dẫn đều phải báo cáo với cơ quan cấp phép.
• Kiểm soát nội dung: Đảm bảo thông tin trích dẫn không vi phạm các điều cấm tại Điều 5 Nghị định 72/2013/NĐ-CP.
• Gỡ bỏ thông tin: Phải gỡ bỏ ngay thông tin trích dẫn nếu nguồn tin chính thống đã gỡ bỏ hoặc có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Hy vọng mẫu công văn và những hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp tư nhân thực hiện đúng các thủ tục pháp lý cần thiết trong hoạt động khai thác thông tin điện tử.