Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi hoặc bổ sung các thông tin liên quan đến chi nhánh là điều khó tránh khỏi đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt, kể từ ngày 10/10/2018, khi Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các quy định về đăng ký doanh nghiệp đã có những điều chỉnh quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Tại sao doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chi nhánh?

Việc cập nhật thông tin chi nhánh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện trong các giao dịch dân sự, kinh tế. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Khi có sự thay đổi về địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, người đứng đầu chi nhánh hoặc các thông tin đăng ký thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản pháp luật sau đây khi thực hiện thủ tục:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP, có hiệu lực từ tháng 10/2018.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Ban hành các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn soạn thảo Giấy đề nghị cập nhật thông tin chi nhánh

Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh được quy định tại Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Khi kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Thông tin doanh nghiệp chủ quản

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp bằng chữ in hoa, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư mà chưa thực hiện đổi sang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần ghi rõ số Giấy phép/Giấy chứng nhận và ngày cấp.

2. Nội dung cập nhật thông tin chi nhánh

Doanh nghiệp chỉ cần kê khai các thông tin có sự thay đổi hoặc cần bổ sung. Các mục thông tin bao gồm: Tên chi nhánh, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, thông tin người đứng đầu chi nhánh và thông tin đăng ký thuế.

3. Ngành nghề kinh doanh

Lưu ý việc áp mã ngành kinh tế Việt Nam theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (vừa thay thế Quyết định 10/2007/QĐ-TTg từ tháng 7/2018). Doanh nghiệp cần rà soát để cập nhật mã ngành đúng quy định mới nhất.

Nội dung mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin chi nhánh (Phụ lục II-18)

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu giấy đề nghị để doanh nghiệp tham khảo và sử dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của chi nhánh với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về chi nhánh:

1. Tên chi nhánh viết bằng tiếng Việt: .....................................

2. Mã số chi nhánh /Mã số thuế: ................

3. Thông tin về Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh:

Số Giấy chứng nhận: .......................................................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

4. Địa chỉ chi nhánh: .......................................................................................................

5. Ngành, nghề kinh doanh: (Kê khai theo mã ngành cấp 4)

6. Người đứng đầu chi nhánh: ........................................................................................

7. Thông tin đăng ký thuế: ..............................................................................................

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Trình tự thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

1. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Tiếp nhận hồ sơ: Chuyên viên kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận.
3. Nhận kết quả: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cập nhật thông tin và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới (nếu có thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận) hoặc xác nhận việc cập nhật thông tin.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục cập nhật thông tin chi nhánh một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong bối cảnh các quy định pháp luật năm 2018 có nhiều thay đổi tích cực.