Tầm quan trọng của việc kê khai danh sách người đại diện theo ủy quyền

Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty có chủ sở hữu hoặc thành viên là tổ chức, việc xác định rõ ràng người đại diện theo ủy quyền là một thủ tục pháp lý bắt buộc. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có quyền bổ nhiệm một hoặc nhiều người đại diện theo ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

Việc kê khai đúng và đủ thông tin trong danh sách này không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh mà còn là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm của các cá nhân đại diện trong các giao dịch dân sự và kinh tế.

Đối tượng phải thực hiện kê khai danh sách người đại diện

Căn cứ vào Nghị định 78/2015/NĐ-CP và văn bản sửa đổi bổ sung là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ tháng 10/2018), danh sách này áp dụng cho:

• Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là tổ chức.
• Thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên là tổ chức.
• Cổ đông sáng lập hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức trong công ty cổ phần.

Doanh nghiệp có quyền lựa chọn kê khai người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền tùy thuộc vào cấu trúc quản lý và quyết định của tổ chức chủ quản.

Mẫu danh sách người đại diện theo pháp luật/ủy quyền mới nhất

Dưới đây là mẫu biểu được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT, được sử dụng phổ biến trong các hồ sơ đăng ký doanh nghiệp năm 2018:

STT	Chủ sở hữu/ Thành viên/ Cổ đông là tổ chức	Tên người đại diện	Ngày sinh	Giới tính	Quốc tịch	Địa chỉ liên lạc	Số Giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD/Hộ chiếu)	Vốn được ủy quyền	Chữ ký
1	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai các chỉ tiêu trong danh sách

Để đảm bảo hồ sơ không bị trả lại, người soạn thảo cần lưu ý các điểm sau:

1. Thông tin về vốn được ủy quyền

Tại cột "Vốn được ủy quyền", doanh nghiệp cần ghi rõ tổng giá trị vốn được đại diện bằng số (VNĐ) và giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài (nếu có). Đồng thời, phải xác định rõ tỷ lệ (%) trên tổng vốn điều lệ của công ty và thời điểm bắt đầu đại diện phần vốn này. Lưu ý: Không phải kê khai phần này đối với trường hợp kê khai người đại diện theo pháp luật.

2. Chữ ký của người đại diện

Người được kê khai thông tin bắt buộc phải ký trực tiếp vào danh sách. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP, trường hợp người đại diện theo ủy quyền không thay đổi thì không bắt buộc phải ký lại trong các lần thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác.

3. Thẩm quyền ký xác nhận danh sách

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người có thẩm quyền cuối cùng ký và ghi rõ họ tên tại phần cuối của văn bản. Trong trường hợp đặc biệt như chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đồng thời thay đổi người đại diện, thì Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên của công ty sau chuyển đổi sẽ là người thực hiện việc này.

Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp

Việc quản lý danh sách người đại diện theo ủy quyền cần được thực hiện một cách khoa học và cập nhật thường xuyên. Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về nhân sự đại diện hoặc tỷ lệ vốn ủy quyền, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi để tránh các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.