Tại sao công ty hợp danh cần lưu giữ bản sao khóa bí mật chữ ký số?

Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số không chỉ là một công cụ kỹ thuật mà còn là con dấu pháp lý quan trọng của doanh nghiệp trên môi trường điện tử. Đối với các công ty hợp danh, nơi mà trách nhiệm của các thành viên hợp danh là vô hạn, việc bảo mật và quản lý khóa bí mật (private key) lại càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Doanh nhân thực hiện ký số văn bản điện tử (ảnh minh họa)

Khóa bí mật là một phần trong cặp khóa được sử dụng để tạo chữ ký số. Nếu khóa này bị mất hoặc bị đánh cắp, doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị giả mạo chữ ký trong các hợp đồng kinh tế, tờ khai thuế hoặc các giao dịch ngân hàng. Chính vì vậy, việc yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) lưu giữ một bản sao dự phòng là giải pháp an toàn tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong năm 2020.

Căn cứ pháp lý về việc lưu giữ khóa bí mật

Hoạt động này được điều chỉnh trực tiếp bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 30 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng như sau:

"6. Lưu giữ bản sao của khóa bí mật của thuê bao trong trường hợp thuê bao có yêu cầu bằng văn bản."

Như vậy, quyền yêu cầu lưu giữ khóa bí mật thuộc về doanh nghiệp (thuê bao), và các đơn vị CA có nghĩa vụ thực hiện khi nhận được yêu cầu hợp lệ bằng văn bản.

Hệ thống bảo mật và lưu trữ khóa bí mật kỹ thuật số (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy yêu cầu lưu giữ bản sao khóa bí mật cho Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn xác nhất để doanh nghiệp thực hiện thủ tục này với nhà cung cấp dịch vụ:

GIẤY YÊU CẦU LƯU GIỮ BẢN SAO CỦA KHÓA BÍ MẬT

Kính gửi: ..............................................................................
(Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số)

(Tên doanh nghiệp) đề nghị (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số) lưu giữ bản sao của khóa bí mật cho chứng thư số với các thông tin chi tiết sau:

1. Thông tin chủ thuê bao đề nghị lưu giữ

• Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ................................. do Phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT ................. cấp ngày .................
• Địa chỉ trụ sở chính: ....................................................................................................
• Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà ................................. Chức vụ: ............................
• Số CMND/CCCD: ................................. cấp ngày: ................. tại: ............................

2. Thông tin về chứng thư số

• Mã số chứng thư: ....................................................................................................
• Khóa công khai: ........................................................................................................
• Thời hạn sử dụng: Từ ngày ................. đến ngày .................
• Lý do đề nghị lưu giữ: Đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu và duy trì hoạt động ký số liên tục trong trường hợp thiết bị lưu trữ gốc gặp sự cố kỹ thuật.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của các nội dung nêu trên và tuân thủ các quy định về an toàn thông tin của Nhà cung cấp.

Hướng dẫn và lưu ý quan trọng khi thực hiện

Khi soạn thảo và gửi Giấy yêu cầu này, công ty hợp danh cần lưu ý các điểm sau:

• Tính chính xác của thông tin: Mã số chứng thư số và khóa công khai phải được trích xuất chính xác từ phần mềm quản lý chữ ký số để tránh nhầm lẫn.
• Thẩm quyền ký: Người ký giấy yêu cầu phải là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Bảo mật quy trình: Việc bàn giao bản sao khóa bí mật phải được thực hiện qua các kênh an toàn, có biên bản bàn giao và cam kết bảo mật từ phía đơn vị CA.

Việc lưu giữ khóa bí mật là một bước đi khôn ngoan giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các rủi ro kỹ thuật, đảm bảo dòng chảy công việc không bị gián đoạn trong kỷ nguyên số hóa đầy biến động.