Trong xu thế hội nhập quốc tế sâu rộng, việc lưu thông các loại giấy tờ, văn bản giữa các quốc gia trở nên vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, để một văn bản do cơ quan nước ngoài cấp có giá trị pháp lý tại Việt Nam, thông thường phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì và những trường hợp nào được miễn trừ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự cập nhật đến tháng 9/2020.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đóng vai trò quan trọng trong giao dịch quốc tế (ảnh minh họa)

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Đây là một thủ tục hành chính nhằm xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký và tư cách của người ký văn bản đó.

Ngược lại, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định năm 2020

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Sự kết nối pháp lý giữa Việt Nam và các quốc gia thông qua các hiệp định tương trợ tư pháp (ảnh minh họa)

Danh sách chi tiết các quốc gia được miễn hợp pháp hóa lãnh sự (Cập nhật 2020)

Dưới đây là bảng tổng hợp các quốc gia và loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên các Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt Nam và các nước tính đến tháng 9/2020:

1. Các nước khu vực Châu Á

• Cộng hòa Afghanistan: Miễn các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do cơ quan đại diện cấp (Hiệp định lãnh sự 1987).
• Vương quốc Campuchia: Miễn giấy tờ hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử...) cho người cư trú ổn định tại khu vực biên giới và các giấy tờ dùng cho tương trợ tư pháp dân sự.
• CHDCND Lào: Miễn các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do cơ quan có thẩm quyền cấp (Hiệp định tương trợ tư pháp 1988).
• Trung Quốc: Miễn các giấy tờ dân sự, hình sự theo Hiệp định tương trợ tư pháp 1998. Riêng đối với Đài Loan, miễn các giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân gia đình theo Thỏa thuận năm 2010.
• Nhật Bản: Miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử...) theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Các nước khu vực Châu Âu

• Liên bang Nga: Miễn các loại giấy tờ dân sự, gia đình, hình sự theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998.
• Pháp: Miễn các giấy tờ về hộ tịch, tình trạng dân sự dùng tại Tòa án hoặc cơ quan nhà nước khác theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1999.
• Ba Lan: Miễn các loại giấy tờ lao động, dân sự, gia đình, hình sự theo Hiệp định năm 1999.
• Hungary: Miễn các giấy tờ công hoặc giấy tờ tư có công chứng theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2018.
• Italia: Miễn giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi theo Hiệp định năm 2003.

3. Các nước khu vực khác

• Cộng hòa Cuba: Miễn các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động theo Hiệp định năm 1988.
• Algeria: Miễn các giấy tờ dùng trong mục đích tương trợ tư pháp hình sự, dân sự và thương mại theo các Hiệp định năm 2010.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy tờ miễn hợp pháp hóa

Mặc dù được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng để sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ này vẫn cần phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định. Ngoài ra, phạm vi miễn trừ thường chỉ áp dụng cho các loại giấy tờ cụ thể được nêu trong hiệp định, không phải toàn bộ các loại văn bản. Do đó, người dân và doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung hiệp định tương ứng hoặc liên hệ với Cục Lãnh sự để được hướng dẫn chính xác nhất.

Việc nắm rõ danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch dân sự và thương mại quốc tế trong bối cảnh năm 2020 đầy biến động.