Trong hoạt động kinh doanh, việc sử dụng bản sao hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để hoàn thiện hồ sơ thầu, quyết toán chi phí hay thực hiện các thủ tục hành chính là nhu cầu thường xuyên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một vấn đề gây nhiều tranh cãi và lúng túng là liệu hóa đơn GTGT có được chứng thực bản sao từ bản chính tại cơ quan nhà nước hay không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tính đến tháng 10/2019.

Hóa đơn giá trị gia tăng và vai trò pháp lý trong doanh nghiệp

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trong đó, hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn GTGT (thường được gọi là hóa đơn đỏ) được sử dụng trong các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Về bản chất, hóa đơn GTGT là văn bản do doanh nghiệp tự khởi tạo, phát hành và chịu trách nhiệm về nội dung, không phải là văn bản do cơ quan quản lý nhà nước cấp cho doanh nghiệp.

Điều kiện để giấy tờ được chứng thực bản sao từ bản chính

Để xác định một loại giấy tờ có được chứng thực hay không, chúng ta cần đối chiếu với quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính. Cụ thể, tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ làm cơ sở để chứng thực bản sao phải là:

"1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Ngược lại, tại khoản 6 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các loại giấy tờ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao bao gồm:

"Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Tại sao hóa đơn GTGT không được chứng thực?

Dựa trên các quy định nêu trên, có thể thấy hóa đơn GTGT là loại văn bản do doanh nghiệp (tổ chức kinh tế) tự lập. Mặc dù hóa đơn có đóng dấu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp không được coi là "cơ quan, tổ chức có thẩm quyền" theo nghĩa cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực.

Bên cạnh đó, Bộ Công Thương cũng đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 9639/BCT-PC, khẳng định hóa đơn GTGT không thuộc danh mục các giấy tờ được chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Do đó, khi doanh nghiệp mang hóa đơn đỏ đến UBND xã, phường, thị trấn hoặc Phòng Tư pháp huyện để yêu cầu chứng thực bản sao, các cơ quan này có quyền và có trách nhiệm từ chối thực hiện.

Kết luận: Hóa đơn giá trị gia tăng không được chứng thực bản sao từ bản chính tại các cơ quan có thẩm quyền chứng thực của Nhà nước.

Giải pháp cho doanh nghiệp khi cần bản sao hóa đơn

Vì không thể chứng thực tại UBND, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương thức sau để cung cấp bản sao hóa đơn hợp lệ cho đối tác hoặc cơ quan chức năng:

1. Tự sao y bản chính: Doanh nghiệp có thể tự photo hóa đơn và đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai của chính doanh nghiệp mình lên bản photo, kèm theo dòng chữ "Sao y bản chính" và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Bản sao này có giá trị chứng minh nội dung khớp với bản chính do doanh nghiệp đang lưu giữ.
2. Sử dụng hóa đơn điện tử: Trong bối cảnh năm 2019, Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng in ra "Bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy" có giá trị pháp lý tương đương bản chính để phục vụ các giao dịch.
3. Công chứng tại Văn phòng Công chứng: Mặc dù UBND từ chối chứng thực bản sao, nhưng trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể thực hiện công chứng các giao dịch liên quan hoặc yêu cầu các dịch vụ pháp lý khác tại Văn phòng Công chứng nếu cần thiết, tuy nhiên việc chứng thực bản sao hóa đơn vẫn phải tuân thủ nguyên tắc chung của pháp luật về chứng thực.

Việc nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tránh mất thời gian chờ đợi tại các cơ quan hành chính nhà nước cho những thủ tục không được phép thực hiện.