Trong công tác kế toán thuế, việc xác định thời điểm và nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro về xử phạt hành chính. Một trong những câu hỏi thường gặp nhất là: "Nếu trong tháng hoặc quý, doanh nghiệp không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ thì có cần nộp tờ khai trắng hay không?". Câu trả lời đã được làm rõ qua các văn bản pháp luật mới nhất.

Quy định về nghĩa vụ nộp tờ khai thuế TNCN tháng/quý

Theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP, người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong trường hợp sau:

"e) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng, quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập."

Như vậy, căn cứ pháp lý này đã khẳng định rõ ràng: Nếu trong kỳ tính thuế (tháng hoặc quý) mà tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập không phát sinh khấu trừ thuế TNCN của bất kỳ người lao động nào, thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai thuế TNCN (mẫu 05/KK-TNCN).

Hiểu đúng về khái niệm "Khấu trừ thuế"

Để áp dụng đúng quy định trên, kế toán cần nắm vững khái niệm khấu trừ thuế. Theo khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Các trường hợp không phát sinh khấu trừ thuế thường gặp bao gồm:

• Doanh nghiệp không chi trả thu nhập cho bất kỳ ai trong tháng/quý đó.
• Doanh nghiệp có chi trả thu nhập nhưng mức thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế (sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm...).
• Người lao động có thu nhập thấp hơn mức giảm trừ bản thân (hiện nay là 11 triệu đồng/tháng).

Lưu ý quan trọng về Quyết toán thuế TNCN năm

Mặc dù có thể được miễn nộp tờ khai tháng hoặc quý, nhưng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến nghĩa vụ Quyết toán thuế năm. Đây là hai nghĩa vụ hoàn toàn khác nhau.

Căn cứ khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Chỉ trừ trường hợp duy nhất là tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập trong cả năm thì mới không phải khai quyết toán thuế TNCN.

Điều này có nghĩa là: Nếu trong năm doanh nghiệp có trả lương cho nhân viên (dù lương thấp không phải nộp thuế) thì cuối năm vẫn phải nộp Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Tổng kết các trường hợp cần ghi nhớ

Để thuận tiện cho việc theo dõi, doanh nghiệp có thể tóm lược các tình huống như sau:

1. Có phát sinh khấu trừ thuế TNCN: Bắt buộc nộp tờ khai tháng/quý và quyết toán năm.
2. Có trả thu nhập nhưng KHÔNG phát sinh khấu trừ thuế: Không phải nộp tờ khai tháng/quý nhưng vẫn phải nộp quyết toán năm.
3. KHÔNG chi trả thu nhập: Không phải nộp tờ khai tháng/quý và cũng không phải nộp quyết toán năm.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Nghị định 91/2022/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kê khai và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật thuế hiện hành.