Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, không ít người dân rơi vào tình huống dở khóc dở cười khi thông tin cá nhân trên Giấy khai sinh và Sổ hộ khẩu (nay là Cơ sở dữ liệu về cư trú) không khớp nhau. Vậy trong trường hợp này, cơ quan chức năng sẽ căn cứ vào đâu để giải quyết và người dân cần phải làm gì?

Giấy khai sinh - "Lệnh bài" gốc của mỗi cá nhân

Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng Hộ khẩu là giấy tờ quan trọng nhất để xác định nhân thân. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, Giấy khai sinh mới chính là giấy tờ hộ tịch gốc. Cụ thể, tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP đã khẳng định rõ:

"Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó."

Như vậy, nếu có sự sai lệch giữa các loại giấy tờ khác (như Hộ khẩu, Học bạ, Bằng cấp...) với Giấy khai sinh, thì Giấy khai sinh luôn được ưu tiên sử dụng làm căn cứ để điều chỉnh các giấy tờ còn lại.

Thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú khi có sai sót

Khi phát hiện thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú khác với Giấy khai sinh, công dân có trách nhiệm thực hiện thủ tục điều chỉnh để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình. Theo quy định tại Điều 26 Luật Cư trú 2020, việc thay đổi thông tin hộ tịch so với thông tin đã lưu trữ là một trong những trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Mẫu CT01).
• Giấy khai sinh (bản chính hoặc bản sao chứng thực) để làm căn cứ đối chiếu.
• Các giấy tờ, tài liệu khác chứng minh việc điều chỉnh (nếu có).

Trình tự thực hiện:

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Công an cấp xã (xã, phường, thị trấn) hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.

Bước 2: Cơ quan đăng ký cư trú tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận và cấp phiếu hẹn trả kết quả.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cập nhật thông tin mới vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo cho công dân.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc thống nhất thông tin trên các loại giấy tờ là cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong các giao dịch dân sự, thừa kế hoặc khi làm hộ chiếu, visa. Nếu bạn phát hiện sai sót, đừng chần chừ mà hãy thực hiện điều chỉnh ngay theo quy định tại Luật Cư trú 2020 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP để tránh những rắc rối pháp lý không đáng có về sau.