Việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã thường dẫn đến những thay đổi về tổ chức cộng đồng dân cư, đặc biệt là tình trạng trùng tên thôn, tổ dân phố hoặc cần chuyển đổi loại hình tổ chức cho phù hợp với đơn vị hành chính mới. Để giải quyết vấn đề này, Bộ Nội vụ đã có những hướng dẫn cụ thể tại Công văn 4168/BNV-CQĐP.

Nguyên tắc tổ chức thôn, tổ dân phố tại đơn vị hành chính mới

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, trước mắt các địa phương cần giữ nguyên hiện trạng các thôn, tổ dân phố tại các đơn vị hành chính (ĐVHC) cấp xã mới hình thành cho đến khi Chính phủ có quy định mới. Việc xác định loại hình tổ chức cộng đồng dân cư phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2022.

Cụ thể, mô hình tổ chức được thống nhất như sau:

• Thôn: Được tổ chức ở xã và đặc khu (dưới xã, đặc khu là thôn).
• Tổ dân phố: Được tổ chức ở phường. Đối với các đặc khu được công nhận loại đô thị (ví dụ đặc khu Phú Quốc), dưới đặc khu cũng sẽ là tổ dân phố.
• Trường hợp sáp nhập: Khi sáp nhập xã, thị trấn vào phường để thành lập phường mới, các thôn sẽ được chuyển đổi thống nhất thành tổ dân phố. Ngược lại, khi sáp nhập thị trấn với xã để thành lập xã mới, các tổ dân phố sẽ được tổ chức lại thành thôn.

Thẩm quyền và quy trình đổi tên thôn, tổ dân phố

Căn cứ quy định tại điểm d khoản 2 Điều 21 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, Hội đồng nhân dân (HĐND) cấp xã là cơ quan có thẩm quyền quyết định việc thành lập, tổ chức lại, giải thể, đặt tên và đổi tên thôn, tổ dân phố.

Quy trình thực hiện được Bộ Nội vụ hướng dẫn chi tiết như sau:

1. Đối với việc chuyển đổi loại hình (Thôn sang Tổ dân phố và ngược lại)

UBND cấp xã mới thành lập có trách nhiệm lập danh sách các thôn cần chuyển đổi thành tổ dân phố (hoặc ngược lại) để trình HĐND cùng cấp xem xét và ra nghị quyết quyết định.

2. Đối với việc đổi tên do trùng tên

Đây là nội dung quan trọng đòi hỏi sự đồng thuận cao từ phía người dân. Quy trình bao gồm:

• UBND cấp xã xây dựng phương án đổi tên cụ thể.
• Tổ chức lấy ý kiến cử tri là đại diện hộ gia đình tại thôn, tổ dân phố đó.
• Điều kiện thông qua: Phương án phải nhận được sự đồng ý của trên 50% cử tri đại diện hộ gia đình.
• Sau khi có kết quả lấy ý kiến, UBND hoàn thiện phương án trình HĐND cấp xã quyết định.

"HĐND cấp xã có thẩm quyền thành lập, tổ chức lại, giải thể, đặt tên, đổi tên thôn, tổ dân phố; quyết định số lượng người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố phù hợp với đặc điểm và điều kiện thực tế của địa phương."

Lưu ý, đối với các địa phương đã hoàn thành việc chuyển đổi hoặc đổi tên thôn, tổ dân phố trong năm 2025 (trước khi Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 có hiệu lực) thì kết quả đó vẫn được công nhận và không phải thực hiện lại theo quy trình mới này.