Chế độ thai sản là một trong những chính sách an sinh xã hội quan trọng nhất dành cho người lao động. Tuy nhiên, không ít trường hợp vì thiếu hiểu biết về quy định thời gian mà dẫn đến việc chậm trễ trong khâu làm thủ tục, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi kinh tế của bản thân và gia đình.

1. Thời hạn nộp hồ sơ hưởng thai sản: Mốc 45 ngày cần lưu ý

Theo quy định tại Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, thời hạn nộp hồ sơ được phân định rõ ràng giữa người lao động và người sử dụng lao động:

• Đối với người lao động: Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày trở lại làm việc, người lao động có trách nhiệm nộp đầy đủ hồ sơ cho người sử dụng lao động.
• Đối với doanh nghiệp: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động, doanh nghiệp phải hoàn thiện thủ tục và nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH).

Lưu ý đặc biệt: Đối với lao động nữ thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi, pháp luật không quy định giới hạn thời gian nộp hồ sơ. Những trường hợp này có thể tự mình thực hiện thủ tục trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi cư trú.

2. Giải pháp khi nộp hồ sơ thai sản quá hạn

Nếu chẳng may vượt quá thời hạn nêu trên, liệu người lao động có bị mất trắng tiền trợ cấp? Câu trả lời nằm ở Điều 116 Luật Bảo hiểm xã hội 2014. Cụ thể:

"Trường hợp vượt quá thời hạn quy định tại Điều 102 và khoản 1 Điều 110 của Luật này thì phải giải trình bằng văn bản."

Như vậy, khi nộp muộn, doanh nghiệp cần gửi kèm văn bản giải trình lý do khách quan dẫn đến sự chậm trễ (có thể ghi trực tiếp vào Mẫu 01B-HSB). Nếu lý do chính đáng, cơ quan BHXH vẫn sẽ xem xét giải quyết chi trả trợ cấp cho người lao động.

3. Trách nhiệm và mức phạt khi doanh nghiệp chậm trễ

Việc lập hồ sơ hưởng chế độ BHXH là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động. Nếu doanh nghiệp cố tình không nộp hoặc chậm nộp hồ sơ gây thiệt hại cho người lao động, họ sẽ phải đối mặt với các chế tài pháp lý nghiêm khắc.

Căn cứ điểm b khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền từ 02 triệu đến 04 triệu đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm hành vi chậm lập hồ sơ hưởng chế độ thai sản.

Ngoài ra, nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp khiến người lao động không được nhận trợ cấp, doanh nghiệp còn có trách nhiệm bồi thường khoản tiền tương ứng cho người lao động theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Lời khuyên từ chuyên gia: Người lao động nên chủ động chuẩn bị các giấy tờ như Giấy chứng sinh, Bản sao Giấy khai sinh của con ngay sau khi sinh để nộp cho công ty sớm nhất có thể, tránh những rắc rối pháp lý không đáng có về sau.