Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu không chỉ là nhiệm vụ hành chính đơn thuần mà còn là "xương sống" bảo vệ công lý, lưu giữ những chứng cứ lịch sử của nền tư pháp. Từ ngày 01/01/2026, hệ thống Tòa án nhân dân sẽ áp dụng những quy định mới về thời hạn bảo quản hồ sơ, mở ra một giai đoạn quản lý chặt chẽ và khoa học hơn.

Phân loại hồ sơ Tòa án: Chìa khóa để quản lý hiệu quả

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 12/2025/TT-TANDTC, toàn bộ hệ thống hồ sơ, tài liệu trong Tòa án nhân dân được chia thành hai nhóm chính để áp dụng các chế độ bảo quản khác nhau:

• Nhóm A (Hồ sơ chuyên ngành): Bao gồm các tài liệu trực tiếp liên quan đến hoạt động xét xử, giải quyết các vụ việc thuộc thẩm quyền của Tòa án.
• Nhóm B (Hồ sơ quản lý Nhà nước): Tập trung vào các hoạt động hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính và quản trị nội bộ của ngành Tòa án.

Đáng chú ý, Thông tư 12/2025/TT-TANDTC nhấn mạnh rằng các quy định này áp dụng cho hồ sơ giấy và vật mang tin vật lý. Đối với hồ sơ số, việc lưu trữ sẽ tuân thủ các quy định riêng biệt về pháp luật lưu trữ điện tử.

Những loại hồ sơ nào phải lưu trữ "Vĩnh viễn"?

Trong hoạt động tư pháp, có những tài liệu mang giá trị lịch sử và pháp lý không thể thay thế. Nhóm hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn chiếm vị trí quan trọng nhất, bao gồm:

• Về nghiệp vụ: Hồ sơ các vụ án hình sự, dân sự, hành chính; hồ sơ đặc xá, xóa án tích và các loại sổ thụ lý nghiệp vụ quan trọng.
• Về quản lý: Hồ sơ xây dựng quy chế làm việc, báo cáo tổng kết năm, hồ sơ về tài sản công (đất đai, nhà cửa) và các án lệ đã được công bố.

Thời hạn lưu trữ dài hạn: Từ 30 đến 70 năm

Đối với các loại hồ sơ có tầm ảnh hưởng trung hạn hoặc liên quan đến quyền lợi con người trong thời gian dài, pháp luật quy định thời hạn lưu trữ rất cụ thể:

Thời hạn 70 năm

Đây là thời hạn áp dụng cho các hồ sơ "nhạy cảm" và quan trọng như hồ sơ gốc của cán bộ, công chức; hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí, tử tuất. Trong mảng chuyên ngành, các hồ sơ xét miễn, giảm thời hạn chấp hành hình phạt tù hoặc hồ sơ giám đốc thẩm, tái thẩm cũng được bảo quản trong suốt 7 thập kỷ.

Thời hạn 30 - 50 năm

Các đề tài khoa học cấp Nhà nước, hồ sơ công trình xây dựng lớn (nhóm C) hoặc các dự án ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số của ngành Tòa án sẽ được lưu giữ từ 30 đến 50 năm để phục vụ việc tra cứu và đánh giá hiệu quả lâu dài.

Lưu trữ ngắn hạn và định kỳ

Không phải mọi tài liệu đều cần giữ lại hàng chục năm. Các loại báo cáo thống kê tháng, quý hoặc công văn hành chính thông thường chỉ cần lưu trữ từ 2 đến 5 năm. Các kế hoạch công tác định kỳ hoặc hồ sơ thi đua, khen thưởng thường có thời hạn bảo quản từ 10 đến 20 năm tùy theo tính chất quản lý.

"Việc xác định chính xác thời hạn lưu trữ giúp Tòa án tối ưu hóa không gian kho bãi, đồng thời đảm bảo việc truy xuất thông tin nhanh chóng khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc người dân."

Việc ban hành Thông tư 12/2025/TT-TANDTC là bước đi cần thiết để đồng bộ hóa công tác văn thư lưu trữ trong hệ thống Tòa án, đặc biệt trong bối cảnh Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2024 bắt đầu có hiệu lực.