Bước ngoặt trong công tác văn thư: Ưu tiên văn bản điện tử

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang lan tỏa mạnh mẽ, việc hiện đại hóa nền hành chính công là yêu cầu cấp thiết. Theo quy định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Điều này có nghĩa là, thay vì phải chờ đợi bưu điện chuyển phát các xấp hồ sơ dày cộp, các cơ quan giờ đây có thể trao đổi thông tin chỉ bằng những cú click chuột. Tuy nhiên, pháp luật cũng dự phòng trường hợp ngoại lệ tại Điều 4 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, đó là khi bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng được các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ hoặc các điều kiện bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.

Nguyên tắc "Không gửi văn bản giấy khi đã có văn bản điện tử"

Một trong những điểm đáng chú ý nhất của quy định này chính là việc hạn chế tối đa văn bản giấy. Cụ thể, các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử. Quy tắc này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, văn phòng phẩm và thời gian luân chuyển văn bản.

Dẫu vậy, vẫn có một số trường hợp bắt buộc phải duy trì văn bản giấy song song với văn bản điện tử theo quy định tại Điều 5 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, bao gồm:

• Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ.
• Văn bản thuộc danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, địa phương quyết định (thường là các văn bản có tính chất mật hoặc yêu cầu lưu trữ đặc biệt).

Thời gian gửi văn bản: Phải "tức thời"

Để đảm bảo tính kịp thời trong chỉ đạo và điều hành, Điều 7 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg quy định rõ về thời điểm gửi văn bản. Theo đó, văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Bên cạnh đó, bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận theo quy định. Tuy nhiên, việc từ chối phải có lý do chính đáng và bên nhận phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Trích dẫn Điều 7 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg:
"1. Văn bản điện tử sau khi được ký số theo quy định của pháp luật phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản điện tử đến được nhận ngay trong ngày nếu được gửi trong giờ làm việc, hoặc vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo nếu được gửi ngoài giờ làm việc."

Quyết định 28/2018/QĐ-TTg chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06/09/2018. Đây được xem là "cú hích" mạnh mẽ để các cơ quan Nhà nước thay đổi thói quen làm việc, hướng tới một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn.