Trong xu hướng chuyển đổi số và tinh gọn thủ tục hành chính, việc đăng ký nội quy lao động trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia mang lại sự tiện lợi tối đa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại và chi phí in ấn. Dẫu vậy, không ít bộ phận nhân sự và người sử dụng lao động vẫn còn băn khoăn về quy trình nộp hồ sơ, yêu cầu pháp lý về nội dung cũng như rủi ro xử phạt nếu thực hiện chậm trễ. Nắm vững toàn bộ trình tự đăng ký nội quy lao động online là chìa khóa giúp doanh nghiệp vừa bảo đảm kỷ cương quản trị nội bộ, vừa tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật lao động hiện hành.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động?

Căn cứ quy định tại Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy lao động của người sử dụng lao động được quy định theo từng nhóm quy mô nhân sự:

• Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên: Bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tới cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền) nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động kinh doanh.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động: Không bắt buộc phải ban hành văn bản nội quy lao động riêng biệt và không cần thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thỏa thuận rõ ràng nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong từng hợp đồng lao động ký kết với nhân viên.

Thời hạn bắt buộc: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký theo luật định.

2. Hướng dẫn chi tiết 5 bước đăng ký nội quy lao động online trên Cổng Dịch vụ công

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cộng đồng doanh nghiệp, quy trình đăng ký nội quy lao động trực tuyến đã được triển khai đồng bộ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo các bước cụ thể:

Bước 1: Truy cập hệ thống và đăng nhập
Doanh nghiệp truy cập địa chỉ chính thức của Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại dichvucong.gov.vn. Thực hiện đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp thông qua thiết bị chứng thư số (USB Token) hoặc tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp trên nền tảng VNeID.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn dịch vụ công
Trên thanh công cụ tìm kiếm, nhập từ khóa "Đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp". Chọn đúng thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý lao động địa phương.

Bước 3: Lựa chọn địa bàn và cơ quan tiếp nhận
Chọn địa bàn Tỉnh/Thành phố nơi đơn vị đặt trụ sở chính hoặc cơ sở hoạt động. Lựa chọn cơ quan giải quyết tương ứng (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, phòng ban cấp huyện hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp/Khu kinh tế theo ủy quyền) và bấm "Nộp trực tuyến".

Bước 4: Nhập liệu biểu mẫu trực tuyến
Kê khai đầy đủ, chính xác các trường dữ liệu bắt buộc trên biểu mẫu điện tử (e-form) gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật và tóm tắt nội dung đề nghị đăng ký.

Bước 5: Đính kèm tài liệu số hóa và gửi hồ sơ
Tải lên bản chụp scan điện tử định dạng PDF các tài liệu theo đúng thành phần hồ sơ quy định (có ký số hoặc ký tên đóng dấu pháp nhân). Kiểm tra lại toàn bộ file đính kèm và chọn "Nộp hồ sơ". Doanh nghiệp lưu lại Mã hồ sơ trực tuyến để tra cứu tiến độ tiếp nhận, xử lý và nhận thông báo kết quả trả về qua hòm thư điện tử.

3. Nội quy lao động của doanh nghiệp cần bao gồm những nội dung bắt buộc nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một bản nội quy lao động hợp pháp bắt buộc phải chứa đựng các nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Xác định ca làm việc, thời điểm bắt đầu - kết thúc làm việc trong ngày và tuần; chế độ nghỉ giữa ca, nghỉ chuyển ca, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm, nghỉ lễ, Tết và các trường hợp làm thêm giờ.
• Trật tự tại nơi làm việc: Phạm vi đi lại, trang phục lao động, tác phong giao tiếp ứng xử, tuân thủ sự phân công điều hành công việc.
• An toàn, vệ sinh lao động: Quy trình tuân thủ an toàn phòng chống cháy nổ, bảo quản thiết bị làm việc và phương tiện bảo hộ lao động cá nhân.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Nhận diện cụ thể hành vi vi phạm, quy định quy trình tiếp nhận khiếu nại, biện pháp xử lý kỷ luật và bảo vệ nạn nhân.
• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh: Liệt kê danh mục bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ, cơ chế bảo mật thông tin và chế tài khi vi phạm.
• Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác: Xác định các trường hợp thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc nhu cầu sản xuất đột xuất theo khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động 2019.
• Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý: Mô tả chi tiết từng hành vi sai phạm tương ứng với các hình thức khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải.
• Trách nhiệm vật chất: Mức bồi thường thiệt hại khi làm mất mát, hư hỏng công cụ dụng cụ, tài sản đơn vị.
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Phân định rõ thẩm quyền thuộc người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân được ủy quyền hợp lệ.

4. Thành phần hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động (theo mẫu chuẩn);
• Bản chính hoặc bản sao chứng thực của Nội quy lao động đã ban hành;
• Văn bản đóng góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện được thành lập hợp pháp);
• Các quy chế, quy định nội bộ khác có liên quan đến kỷ luật lao động và bồi thường vật chất (nếu có).

Lưu ý về hiệu lực: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ, trừ trường hợp cơ quan quản lý phát hiện nội quy có điều khoản trái pháp luật và ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

5. Mức phạt tiền khi doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động

Không ít doanh nghiệp vì lơ là hoặc không nắm rõ quy định nên đã bỏ sót thủ tục đăng ký nội quy lao động, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính nặng nề. Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Đối với hành vi không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính ở nơi làm việc.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng đối với cá nhân người sử dụng lao động có các hành vi: Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật; không lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; áp dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

Đặc biệt lưu ý: Mức tiền phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Trường hợp đối tượng vi phạm là tổ chức, doanh nghiệp thì mức phạt tiền sẽ tăng gấp đôi, dao động từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát và thực hiện thủ tục trực tuyến đúng thời hạn luật định để tránh các chế tài tài chính không đáng có.