Trong hoạt động kinh doanh, không ít doanh nghiệp rơi vào tình huống hàng đã xuất kho, dịch vụ đã hoàn thành nhưng hóa đơn nguyên liệu, hàng hóa đầu vào vẫn chưa về kịp. Câu hỏi đặt ra là: Xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào có được không? Đây không chỉ là vấn đề về kế toán mà còn tiềm ẩn những rủi ro pháp lý nghiêm trọng về thuế.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn theo pháp luật hiện hành

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt theo từng loại hình giao dịch. Cụ thể, tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ).

Như vậy, về nguyên tắc, doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn đầu ra khi đã có hàng hóa trong kho (tức là đã có hóa đơn đầu vào hoặc chứng từ nhập kho hợp lệ). Việc xuất hóa đơn đầu ra trước khi có hóa đơn đầu vào thường bị coi là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm.

"Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa." - Trích khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mức xử phạt hành vi lập hóa đơn sai thời điểm

Hành vi xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào đối ứng tại thời điểm đó sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt được quy định như sau:

• Phạt cảnh cáo: Nếu lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp phạt cảnh cáo nêu trên).
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sai thời điểm theo quy định của pháp luật.

Rủi ro bị cáo buộc hành vi trốn thuế

Ngoài việc bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp còn đối mặt với rủi ro lớn hơn nếu cơ quan thuế chứng minh được việc không có hóa đơn đầu vào nhằm mục đích trốn doanh thu hoặc hợp thức hóa hàng hóa trôi nổi. Khi đó, hành vi này có thể bị truy cứu về tội trốn thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hình sự.

Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp cần thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào thường xuyên trên hệ thống của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn để đối soát kịp thời với các hóa đơn đầu ra đã phát hành.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán. Tuyệt đối không thực hiện xuất hóa đơn đầu ra khi hàng hóa chưa thực sự nhập kho hoặc chưa có căn cứ xác lập quyền sở hữu hàng hóa đầu vào. Trong trường hợp bất khả kháng, cần có các biên bản bàn giao, hợp đồng kinh tế rõ ràng để giải trình với cơ quan chức năng khi có kiểm tra.