Từ ngày 01/01/2026, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực, quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự tại Việt Nam sẽ có những thay đổi mang tính bước ngoặt. Một trong những điểm đáng chú ý nhất là nghĩa vụ của nhà tuyển dụng đối với dữ liệu cá nhân của những ứng viên không được lựa chọn.

Nghĩa vụ xóa dữ liệu ứng viên không trúng tuyển

Theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong quá trình tuyển dụng lao động được siết chặt nhằm bảo vệ quyền riêng tư của người dự tuyển. Cụ thể, pháp luật quy định:

"c) Phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển;"

Điều này đồng nghĩa với việc, sau khi kết thúc đợt tuyển dụng, nếu không có thỏa thuận lưu trữ hồ sơ để dự phòng cho các đợt sau, nhà tuyển dụng bắt buộc phải tiêu hủy hoặc xóa bỏ hoàn toàn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp như CV, bằng cấp, số điện thoại, địa chỉ...

Chỉ được thu thập thông tin thực sự cần thiết

Không chỉ dừng lại ở việc xóa dữ liệu, khoản 1 Điều 25 cũng nhấn mạnh rằng nhà tuyển dụng chỉ được phép yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin phục vụ trực tiếp cho mục đích tuyển dụng và phải phù hợp với quy định pháp luật. Mọi hoạt động xử lý thông tin này đều phải có sự đồng ý của người dự tuyển.

Quản lý dữ liệu người lao động đang làm việc và khi nghỉ việc

Đối với những người đã trúng tuyển và đang làm việc, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 yêu cầu người sử dụng lao động phải tuân thủ các quy định về thời hạn lưu trữ. Khi chấm dứt hợp đồng lao động, dữ liệu cá nhân của người lao động cũng phải được xóa, hủy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc các bên có thỏa thuận riêng.

Đặc biệt, việc sử dụng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật (như camera giám sát, phần mềm theo dõi hiệu suất...) để thu thập dữ liệu người lao động chỉ được thực hiện khi người lao động biết rõ và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của họ. Mọi hành vi thu thập dữ liệu trái pháp luật đều bị nghiêm cấm tuyệt đối.

Lời khuyên cho doanh nghiệp và ứng viên

Để chuẩn bị cho lộ trình thực thi vào năm 2026, các doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự và xây dựng các điều khoản thỏa thuận rõ ràng về việc lưu trữ dữ liệu trong hồ sơ ứng tuyển. Đối với ứng viên, đây là cơ sở pháp lý vững chắc để bảo vệ thông tin cá nhân, tránh tình trạng dữ liệu bị sử dụng sai mục đích sau khi quá trình tuyển dụng kết thúc.