Trong giai đoạn cao điểm phòng, chống dịch Covid-19 tại TP.HCM, việc đảm bảo bộ máy hành chính vận hành thông suốt nhưng vẫn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về giãn cách xã hội là một bài toán cấp thiết. Theo tinh thần chỉ đạo tại Công văn 2796/UBND-VX của UBND TP.HCM, các cơ quan đơn vị nhà nước phải triệt để thực hiện phương án làm việc tại nhà.

Tuy nhiên, để duy trì các hoạt động trọng yếu và khẩn cấp, Sở Nội vụ TP.HCM đã xác định rõ 4 nội dung công việc đặc thù mà cán bộ, công chức không thể xử lý từ xa, bắt buộc phải có mặt trực tiếp tại trụ sở.

4 nhóm công việc không thể thay thế bằng hình thức trực tuyến

Theo hướng dẫn từ cơ quan chức năng, việc bố trí nhân sự làm việc trực tiếp tại trụ sở chỉ được áp dụng đối với các mảng công việc mang tính chất cơ mật, khẩn cấp hoặc đòi hỏi hạ tầng kỹ thuật chuyên dụng tại cơ quan, bao gồm:

• Trực cơ quan: Đảm bảo duy trì thông tin liên lạc, xử lý các tình huống phát sinh đột xuất và bảo vệ an ninh trật tự tại trụ sở.
• Xử lý văn thư và văn bản mật: Đây là nhóm công việc đòi hỏi tính bảo mật cao theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Các văn bản đi - đến thuộc chế độ mật không được phép xử lý qua môi trường mạng thông thường.
• Tham mưu công tác phòng, chống dịch Covid-19: Trong thời điểm dịch bệnh diễn biến phức tạp, các tổ phản ứng nhanh và bộ phận tham mưu cần phối hợp trực tiếp để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác.
• Giải quyết thủ tục hành chính mức độ 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, đảm bảo dòng chảy thủ tục hành chính không bị gián đoạn dù người dân không đến trực tiếp.

Nguyên tắc bố trí nhân sự: Tối thiểu hóa số lượng, tối đa hóa an toàn

Về phương thức tổ chức, các cơ quan đơn vị phải thực hiện nghiêm phương án “3 tại chỗ” (làm việc, ăn uống, nghỉ ngơi tại chỗ) hoặc “1 cung đường 2 điểm đến”. Sở Nội vụ lưu ý các đơn vị về định mức nhân sự như sau:

Thứ nhất, số lượng người làm việc trực tiếp không được quá 1/4 (25%) tổng số biên chế của đơn vị. Các cơ quan được khuyến khích chủ động cắt giảm con số này xuống mức thấp nhất có thể, chỉ giữ lại những vị trí thực sự không thể thay thế.

Thứ hai, tại trụ sở luôn phải có lãnh đạo cơ quan trực để điều hành và ký duyệt các văn bản khẩn cấp. Đối với các đơn vị đang tạm ngưng hoạt động do ảnh hưởng trực tiếp của dịch bệnh, vẫn phải bố trí lực lượng trực bảo vệ và phòng cháy chữa cháy 24/24.

Việc tạm ngưng tiếp nhận hồ sơ trực tiếp là biện pháp bắt buộc để bảo vệ sức khỏe cộng đồng. Các cơ quan chỉ giải quyết các trường hợp đặc biệt, cấp bách phục vụ trực tiếp cho công tác chống dịch hoặc theo chỉ đạo riêng của UBND Thành phố.

Lời khuyên cho người dân và doanh nghiệp

Trong giai đoạn này, người dân và doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng tối đa các cổng dịch vụ công trực tuyến để thực hiện thủ tục hành chính. Kết quả sẽ được trả qua môi trường mạng hoặc dịch vụ bưu chính công ích, hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về làm việc trực tiếp không chỉ giúp duy trì bộ máy hành chính mà còn là đóng góp quan trọng vào nỗ lực chung của Thành phố trong việc sớm kiểm soát dịch bệnh, đưa cuộc sống trở lại trạng thái bình thường mới.